Projekteket azóta tervezünk, amióta az emberek közösen végeznek feladatokat annak érdekében, hogy egy közös célt elérjenek. Lehet szó egy középkori vár felépítéséről, egy vadászatról, vagy akár egy hadjárat megtervezéséről. Bár a régmúltról beszélünk, de elképzelhetetlen, hogy ezeket a projekteket ne tervezték volna meg az ezért felelős emberek. Sokáig mindig csak az adott személy ismereteire, és tapasztalataira lehetett támaszkodni, nem voltak meg a „korai” projektmenedzsment keretei egészen a 20. századig. Ekkor kezdték el összegyűjteni és rendszerezni ezeket a projekt eljárásokat, melyből megszületett a mai projektmenedzsment és a projektmenedzsment módszertanok.
Mit jelent az, hogy projektmenedzsment módszertan?
A projektmenedzsment egy olyan szakterület, amely az erőforrások célirányos megszervezésével és azok irányításával foglalkozik. Célja, hogy adott idő- és költségkereten belül az erőforrások felhasználásával sikeresen teljesüljön a projekt elején kitűzött cél. A projektmenedzsment módszertanok lényegében olyan irányelvek és folyamatleírások, melyek segítségével a projekteket egy egységes megközelítéssel tudjuk megvalósítani. Az egyes módszertanok alkalmazásával egy keretet kapunk arra vonatkozóan, hogy hogyan kell elvégezzük a projekt során felmerülő munkákat és ez alatt hogyan kommunikálunk, dolgozunk együtt az projekttagokkal. A kanban segít nekünk otthon és az irodában is, hogy időben beszerezzük azt, ami fogyóban van, és időben elindítsunk bizonyos folyamatokat.
Miért alakultak ki a projektmenedzsment módszertanok?
A projektmenedzsment módszertanok kialakulásának azért volt létjogosultsága, mert felismerték, hogy minden projekt eltér a mindennapi funkcionális jellegű folyamatoktól, üzemeltetéstől, amelyek állandóak, tehát csaknem mindig azonos terméket vagy szolgáltatást eredményeznek. Az állandó, ismétlődő tevékenységek és az egyszeri, egyedi projektek menedzselése más megközelítést kíván meg, és más technikai ismereteket igényel.
Miért létezik ilyen sokfajta projektmenedzsment módszertan?
1969-ben, amikor a PMI®, azaz a Project Management Institute megalakult, az alapfeltevésük az volt, hogy a projektmenedzsment eszközök és technikák közösek még az egymástól távol eső szakmai területek között is, mint például az építőipar vagy a szoftverfejlesztés. Később, főleg a szoftverfejlesztés gyors ütemű fellendülése és terjedése következtében, az 1990-es években megjelentek a szoftverfejlesztési módszertanok a vízesés-orientált módszerekkel szemben. A hagyományos filozófiákkal szemben az agilis fejlesztés a projekt scope-ot nem determinálja előre, hiszen gyakran nem megvalósítható a pontos becslés és a stabil tervezés a projekt korai fázisában. Ezek a szoftverfejlesztési tapasztalatok, valamint a folyamatos próbálkozások sikerei vagy kudarcai segítettek kidolgozni az agilis szoftverfejlesztést, amely egy adaptív megközelítés.
Jelenleg 3 projektmenedzsment megközelítést különböztetünk meg: a vízesés, vagy waterfall megközelítést, az iteratív megközelítést, valamint az agilis megközelítést. Egyikről sem mondhatjuk azt, hogy jó vagy rossz, hiszen mindegyik megközelítést más helyzetben, más iparágban érdemes használni.
Prediktív-adaptív skála
Az egyes megközelítéseket elhelyezhetjük egy prediktív-adaptív skálán, melyen a vízesés lesz a predikítv, míg az agilis az adaptív végén, a kettő között, pedig egyfajta hibridként megjelenik az iteratív. Az iteratív és a vízesés megközelítést tekintjük ma tradicionális projektmenedzsmentnek. A rögzített keretek a scope, az ütemezés, a költségvetés, és a scope a legkritikusabb, hiszen a projekt végére lesz csak egy kész termékünk. Ezáltal az ütemezésben vagy a költségekben előfordulhat elmozdulás. Bár kisebb változások előfordulhatnak, a fix projektkeretek miatt tekinthetünk a tradicionális megközelítésre prediktívként, mivel a projekt kezdetekor valamennyi fő kritérium ismert és ezek változását kevésbé tűri a módszertan, végeredményét tekintve tehát jól előrejelezhető.
Vízesés / waterfall és iteratív modell
A vízesés modellnél a projekt folyamata több, egymást követő fázisból tevődik össze, és minden fázis megkezdésének feltétele az előző fázis befejezése. Ehhez nagyon részletes tervezési folyamatra van szükség, mely alapvetően határozza meg a projekt sikerességét, vagy sikertelenségét. Az iteratív modellnél szintén rögzítjük a scope-ot, az ütemezést és a költségvetést, de itt nem egymást követő fázisokból áll a teljes folyamat, hanem 4 ismétlődő lépésből, ez a PDCA ciklus. Először a Plan (tervezés), aztán a Do (cselekvés), Check (ellenőrzés), és végül az Act (beavatkozás) lépése következik a ciklusban. Ennek a módszernek a célja a termékek és a folyamatok kontrollja, és a folyamatos fejlesztés, mely egy rugalmasabb keretet ad a vízesés modellhez képest, a projektben bekövetkező változásokat jobban tűri ez a megközelítés.
A vízesés modell nem minden iparágban, nem minden projektnél használható, hiszen sok változás érheti a projektet, ezek külső vagy belső változások egyaránt lehetnek. Külső tényező lehet például valamilyen szabályzat, törvény megváltozása, belső változás pedig a megrendelő más, módosult igénye. A vízesés modell ezeket a változásokat csak nehezen tudja kezelni, hiszen mindent pontról pontra megterveztünk, ha változás van, akkor utána minden csúszik, újra kell tervezni a projekt jelentős részét. Az iteratív modell már tudja ezeket a változásokat kezelni, hiszen a scope-ot fázisokra bontjuk, és mindig a következő fázist tervezzük csak meg részletesen. Mivel a projekt végrehajtása során folyamatosan ellenőrzünk, ha valami változást észlelünk, akkor azt megvizsgáljuk és beavatkozunk, majd újratervezünk. Mivel nem tervezünk meg mindent előre, ezért ha változás van, nem megy kárba az a sok idő és energia, amit a tervezésbe fektettünk, hiszen nincs részletes tervünk a következő fázisokra, így azt már a változtatások után tervezzük csak meg.
Agilis megközelítés
Az agilis megközelítés az együttműködésre, a folytonos fejlesztésre és az ügyfelek számára értéket adó eredményekre fókuszál, legyen szó szervezeti vagy projekt szintű működésről. Agilis megoldások, agilisan kezelt projektek esetén az ügyfelek igényéből indulunk ki, ezen igények mentén készül el a vízió, majd a vízió elérését támogató magas szintű terv. A vízesés módszertantól eltérően agilis tervezés során nem készül részletes, előzetes ütemterv, ezzel biztosítva lehetőséget a változások, újítások beépítésének. Ebből is következik tehát, hogy agilis módszertant abban az esetben érdemes választanunk, ha várhatóan újszerű, változó technológiával, környezettel kapcsolatban kell komplex megoldást szállítanunk.
Melyik módszertant érdemes használni?
A tradicionális vízesés vagy iteratív projektmenedzsment módszertanok azoknál a projekteknél működnek, ahol tisztában vagyunk a scope-pal, részleteiben látjuk már előre, hogy mi lesz a projekt végkimenetele. Tudjuk, vagy az ügyfél/megbízó tudja, hogy pontosan mit szeretne, ezáltal kiszámítható az elégedettsége. Tipikusan építőipari projekteknél tud ez működni, akár a vízesés, akár az iteratív. Példaképp egy lakópark építésénél ugyanolyan házakat építünk, így már van tapasztalatunk is, ismerjük részleteiben a scope-ot, és van már megbízható projekttervünk is. Ilyen projektek esetében tud jól működni a vízesés módszertan.
Egy családi ház építésénél már inkább az iteratív modell lehet a jó választás, hiszen jöhetnek változások, például a megbízó mégis csak eggyel több szobát, újabb villanykapcsolót, vagy egy új vízkiállást szeretne, így a folyamat során szükségesek a beavatkozások és újratervezések. Ezt már a projekt elején látnunk kell, hogy melyik megközelítés lesz a célravezető.
Az olyan projektek esetében, ahol nem látjuk előre a scope-ot részleteiben, nem javasoljuk a tradicionális megközelítés alkalmazását. Tipikusan az IT iparági projektekre jellemző, hogy inkább az agilis megközelítést érdemes választani, hiszen egy szoftverfejlesztési projekt esetében könnyen változhatnak a szoftverbe foglalandó funkciók köre. Bár ezen belül is lehet olyan projekt, ahol az iteratív megközelítés jó választás lehet – leginkább a projekttől és nem is feltétlen az iparágtól függ –, de könnyen kijelenthetjük azt, hogy példaképp az IT iparágban inkább az agilis megközelítés a jellemző, míg mondjuk egy atomerőművet vízesés megközelítésben fognak végigvinni.
Mi történik, ha nem jó módszertan szerint dolgozunk?
Amennyiben tradicionális módszertannal szeretnénk végigvinni egy olyan projektet, amelynél nem ismert a scope a projekt elején, és nem tudja pontosan a megbízó, hogy mit vár el, azaz az elégedettsége is kiszámíthatatlan, ebben az esetben sokszor fogunk szembesülni azzal a problémával, hogy rengeteg új igény fogalmazódik meg a projekt során, amelyeket ekkor már nehezebben tudunk beépíteni, és folyamatos újratervezéshez, esetleges időbeli vagy költségvetésbeli elcsúszásokhoz vezethet.
Egy olyan projektnél, ahol viszont a scope abszolút ismert, és a tapasztalatunk is megvan hozzá, érdemes tradicionális megközelítést választanunk, hiszen nem lesznek gyakoriak az újabb igények, valamint nem is lesz elvárt a moduláris szállítás. Természetesen egy tradicionális projektnél is lehet használni olyan agilis eszközöket, technikákat, amelyeket hasznosnak ítélünk meg mind a projekt, mind pedig a csapat szempontjából. Ilyen lehet például a retrospective meeting minden leszállítandót követően, aminek alkalmazásával javíthatunk a csapat hatékonyságán és együttműködésén, valamint a projekt záró meeting sem arról fog szólni, hogy mit csinálhattunk volna jobban, hiszen már a projekt során javítottunk a működésünkön és a folyamatainkon.
A jó módszertan kiválasztása hogyan segíti a projektek megvalósulását?
A jó módszertan kiválasztása növeli a projekt hatékonyságát és sikerességét. Érdemes a projekt elején átgondolnunk, melyik módszertan a leginkább célravezető. Ha jó módszertant választunk, azt mind az ügyfél, mind pedig a projektcsapat meg fogja hálálni. Kevesebb hiba, kevesebb elcsúszás fogja jellemezni a projektünket. Természetesen ehhez az is fontos, hogy a választott módszertan kereteit betartsuk, és megfelelően alkalmazzuk az adott módszertanokhoz használt eszközöket és technikákat.
Összegzés
Mindegyik projektmenedzsment megközelítés alkalmazható, de jól kell megválasztanunk azt az egyet, ami az aktuális projektünkhöz a legjobban illeszkedik. Ahhoz, hogy a legjobb módszert kiválasszuk, elengedhetetlen, hogy ismerjük mindhármat, és lássuk, melyiknek mik az előnyei és hátrányai, és melyiket mikor érdemes használnunk.
Projektmenedzsment képzéseinken hallgatóinknak lehetősége van valamennyi projektmenedzsment módszertan megismerésére és gyakorlati tapasztalatot is szerezhetnek tapasztalt, projektvezetéssel aktívan foglalkozó oktatóinkon keresztül. A projektmenedzsment iránt egyelőre csak érdeklődő, vagy akár komoly projektvezetői tapasztalattal rendelkező hallgatók számára egyaránt elérhető számos fejlesztési program, melyek jelentősen segíthetnek ismereteik bővítésében és mélyítésében egyaránt.
