Egyre gyakrabban hallani azt, hogy légy agilisabb, egy szervezet agilis, agilisan működik, de vajon mit takar ez a szó, mi az agilis jelentése? Napjainkban a vállalatoknak gyorsan, hatékonyan kell reagálniuk az őket körülvevő változatos környezetre, valamint a gyakran nehezen specifikálható ügyféloldali követelményekre. Ehhez a szervezeteknek ismerniük kell, mely helyzetben érdemes tradicionális projekt módszertant alkalmazniuk, mely helyzetekben alkalmasabb az agilis megközelítés, esetleg egy, a kettő erősségeiből, az adott szituációra/projektre optimalizált hibrid megoldás. Bejegyzésünkből kiderül, mi az agilis szó jelentése, hogyan sajátítható el ez a gondolkodás, milyen helyzetekben érdemes agilisan működni, illetve, hogy milyen értelmezési hibákkal találkozhatunk a mindennapok során.
Az agilis szó jelentése
Az agilis, vagy angolul agile kifejezést a 14. században használták először, jelentése ekkoriban a haladni, mozogni, csinálni, megtenni kifejezések köré összpontosult, jellemzően egyénekre használták és egészen a 20. század második feléig nem használták a koncepciót szervezetekben.
Az agilis személy hétköznapi értelemben tevékeny, tettre kész, serény, vállalkozó szellemű, míg az agilis szervezet a gyorsan változó környezetben való rugalmas alkalmazkodásra képes, ezáltal eredményes és fokozott ügyfél-elégedettséget ér el. A szervezeti agilitás az ügyfelek igényeinek kielégítésére teszi hangsúlyt, az ügyfél elégedettség megvalósítása az elsődleges célja, melyet adaptív, bármilyen szituációban könnyen alkalmazkodó megközelítésével tud hatékonyan megvalósítani.
Honnan nőtte ki magát az agilitás?
A 20. század eleji és ezt megelőző szervezetek működését sokáig a felülről-lefelé szervezett folyamatok jellemezték. Ezek a hagyományos szervezetek úgy alakították tevékenységüket, hogy az elejétől a végéig egyértelműen meghatározták kinek mivel kell foglalkoznia és ezt tették a lehető leghatékonyabban a célból, hogy a lehető legtöbb profitot tudják realizálni az egyes részfolyamatok optimalizálásával. Gondolhatunk itt a régmúltból a céhekre, ahol az egyes munkafolyamatokat manufaktúra szinten végezték el a tagok, valamint a legjobb példa lehet erre a múlt századból a Ford és Taylor által kialakított munkaszervezési megközelítés mely forradalmasította az autógyártást és korábban nem látott eredményességet tudtak elérni általa.
A hagyományos működés tehát egészen sokáig uralta a szervezetek folyamatainak szervezését és egészen a digitális forradalomig nem vált szükségessé az agilitás beépítése. Ez a forradalom hozta el azokat a változásokat, melyek teret adtak az agilis megoldásoknak. A gyorsan változó környezetben, a folyamatosan megjelenő új, diszruptív technológiák térhódításával már nem voltak elegendőek a jól szervezett folyamatok, szükségessé vált a rugalmasság, a gyors reakcióképesség és az egyre inkább egyedi igényeknek való megfelelés, ami felborította a korábbi rendet.
Természetesen mindez nem azt jelenti, hogy a hagyományos működésnek már nincs létjogosultsága, csupán azt, hogy az új agilis működési megközelítés bizonyos esetekben szükséges lehet a szervezetek számára, ha hosszútávon versenyképesek szeretnének maradni.
Agilisan kell működni vagy sem?
Az agilitás viszonylag új megközelítésmód, amit kevés vállalat használ helyesen. Az agilitás kapcsán meg kell különböztetnünk, hogy egy adott szervezet egészében agilisan működik, vagy csak adott divíziók tevékenykednek ebben a formában, míg a szervezet más egységei tradicionális vagy iteratív módszertanokat alkalmaznak projektjeikben. Az agilis működésmód manapság egy divatos szállóigévé nőtte ki magát. Sok cég abban az esetben is fontolgatja az agilis transzformációt, amikor tevékenységük valójában nem indokolja azt. Abban az esetben, ha a tevékenységi körben olyan projektek jelennek meg, melyek kezdeményezési szakaszában a megbízói igények, és az elérendő scope jól definiálható, a projektet körülvevő környezet nem változékony, ellenben a projekt sikere biztonságkritikus tényező, az agilis működés kifejezetten kontraproduktívnak is bizonyulhat.
Miért gondolja mégis sok cég tévesen, hogy agilisan kell működnie?
Gyakori értelmezési hibák közé tartozik, hogy az agilis projektet nem kell tervezni, dokumentálni. Ezekkel a tévhitekkel szemben az agilisan vezetett projektek is rendelkeznek tervezési fázissal. Az eltérés abban keresendő, hogy amíg a tradicionális vagy vízesés típusú módszertanok szerint a projekt definiálását követően a projekttervben már a projekt zárásáig és utánkövetéséig terjedő teljes életciklust meg kell határozni, addig az agilis működésmódok egy rövidebb, rendszerint 1-2 hetes vagy havi iterációkban terveznek, melyek végén értékelik az elért eredményeket (termék és együttműködés szempontjából), valamint megtervezik a következő sprint elérendő sikerkritériumait.
Agilis projektmenedzsment jelentése
Amikor agilis működésről beszélünk, valójában több eltérő módszert érthetünk ez alatt, melyek közül a leggyakrabban emlegetett a scrum keretrendszer. Ez a működésmód a projekten belül sprintekben, vagyis 2-4 hetes iterációkban tervez, melyek során ún. ceremóniákat alkalmaz (úgy mint a sprint tervezés, a daily standupok, retrospektívek és a demok). A scrum szerint vezetett projektekben a projekt megvalósító csapat mellett két fontos szerepkör jelenik meg: ők a product owner és a scrum master.
- Product Owner: a megbízói igények feltárásáért, követelményekké formálásáért és azok teljesüléséért felelős személy. A sprintek során elsődleges feladata folyamatosan felügyelni, hogy az adott termék fejlesztése valóban a megbízói oldal követelményei szerint történjen.
- Scrum Master: az ő feladata, hogy a csapat a scrum ceremóniákat tartva, megfelelő ütemben dolgozzon. A keretek tartása mellett fontos teendője, hogy figyeli a csapaton belüli együttműködéseket, valamint ellenőrzi, adott-e a hatékony feladatvégzéshez szükséges környezet.
- Sprint: 1-4 hetes időszak, amely során a csapat a termék inkrementumon dolgozik
- Sprint tervezés: az adott sprint elején a csapat a Product Ownerrel egyeztetve megtervezi, hogy az adott időegység alatt a projekt mely elemén fog dolgozni, valamint pontosan definiálja, hogy milyen átvételi kritérium mentén fogja késznek tekinteni az adott inkrementumot.
- Daily Standup: napi 10-15 perces megbeszélés, amely során a csapattagok beszámolnak az aktuálisan elvégzett és folyamatban lévő teendőikről, illetve jelezhetik, ha elakadásuk van, aminek a megoldásához segítséget kérnek.
- Retrospektív: az adott sprint végén esedékes értékelés, amely mind az inkrementumok teljesülésének visszaellenőrzését, mind az együttműködés közös értékelését tartalmazza.
Melyik szervezet válhat agilissá?
Ahogyan azt már korábban is említettük, nem minden cégnek kell agilisan működnie. Az agilis működés a gyorsan változó környezetben működő projektekhez ideális, melyek kezdeményezésekor még képlékeny az elérendő végcél vagy az oda vezető út. Ilyen projektek például a kutatás-fejlesztés és szoftverfejlesztés, design tervezés esetében gyakoriak.
Ha egy szervezet arra a döntésre jut, agilis transzformációba vágja a fejszéjét, kevés, ha csak a ceremóniákat és a szerepeket vezeti be a saját, korábbi működésébe. Komplex változásmenedzsment szemlélet szükséges ahhoz, hogy a szervezetben tervezett átalakulás valóban növelni tudja a hatékonyságot. Mivel mint minden változás, úgy az agilis transzformáció is ellenállást, komoly konfliktusokat, akár tömeges felmondásokat is szülhet. Ennek elkerüléséhez az elsődleges eszköz a pontos, és rendszeres kommunikáció.
Kiemelt szempontok az agilis működés során
- Vezetés: Agilis szervezeti transzformáció esetén a vezetőségnek el kell engednie a korábbi hierarchikus működést, és egy partneri együttműködő viszonyt kell kialakítania a csapatokkal, melyben a felhatalmazás lehetővé teszi a szervezet önjáró működését. Ezt a támogató vezetői stílust nevezi a szakirodalom servant leadershipnek.
- Együttműködés: Az agilis szervezetben a csapat tagjai egyenrangú félként, hierarchiától mentesen működnek együtt.
- Nyitottság és tudásmegosztás: Az agilis működés egyik alappillére a tudásmegosztás és a folyamatos fejlesztés. Az agilisan vezetett projektekben ugyanis a csapattagok nem kell, hogy előre meghatározott, fix szerepekben működjenek, hanem az adott projekt határozza meg, melyik csapattag milyen munkafázisért lesz felelős. A projektek sikeres megvalósítása érdekében úgynevezett keresztfunkcionális csapatok felállítása a cél, melyekben a projekt végrehajtásához szükséges összes kompetencia megtalálható.
- Stratégia: A vállalat életében elengedhetetlen egy közös vízió, amelyet a szervezetben dolgozók ismernek, értenek és elfogadnak, és eszerint cselekszenek. Egy agilisan működő szervezet működésmódját az agilis alapértékek határozzák meg, amelyeket az agilis kiáltvány a következőképpen ír le:
- Az egyéneket és a személyes kommunikációt nagyobbra értékeljük a módszertanokkal és eszközökkel szemben.
- A működő szoftvert nagyobbra értékeljük az átfogó dokumentációval szemben.
- A megrendelővel történő együttműködést nagyobbra értékeljük a szerződéses egyeztetéssel szemben.
- A változás iránti készséget nagyobbra értékeljük a tervek szolgai követésével szemben. (Forrás: https://agilemanifesto.org/iso/hu/manifesto.html)
Miért hatékony az agilis gondolkodás?
Először is, ez a módszertan segít abban, hogy könnyedén alkalmazkodhassunk az új kihívásokhoz és változásokhoz. Az agilis gondolkodás úgy építkezik, hogy folyamatosan azonnali visszajelzést kapunk a tevékenységeinkről, és ez lehetővé teszi, hogy azonnal reagáljunk a változásokra.
Emellett az agilis gondolkodás lehetővé teszi a projektek rugalmas kezelését, a projektcsapatot közelebb tartja a folyamatokhoz . Az agilis módszertanokat alkalmazva gyorsabban és hatékonyabban tudunk dolgozni, miközben az ügyfelekkel és a csapattársakkal szorosan együttműködve dolgozunk.
Az agilis gondolkodás segíti az innovatív megoldások létrehozását is. A folyamatosan változó igények és elvárások hatására az agilis gondolkodás lehetővé teszi a kreatív gondolkodást, és új megoldások kidolgozását, amelyek megfelelnek a vevői igényeknek. Ez a gondolkodásmód ösztönzi a nyitott kommunikációt, az összetartást és a csapatmunkát is. Az agilis projektmenedzsment módszertanokat használva a csapatok szorosan együttműködnek, és mindenki ugyanazokon a prioritásokon dolgozik, hogy sikeresen elérjük a kitűzött célokat.
Összességében az agilis gondolkodás nagyon hatékony, és az egész csapat számára előnyös. Az agilis módszertanokat alkalmazva gyorsabban és hatékonyabban dolgozhatunk, és jobb eredményeket érhetünk el a vevőink és a csapatunk számára.
Hogyan sajátítható el az agilis gondolkodás?
Az agilis működés hatékonyságához a szervezetben dolgozóknak ismerniük, érteniük és használniuk kell a működésmód elveit, eszközeit. A Szinergia képzései között az alapozó szinttől a haladó és nemzetközi minősítés megszerzésére felkészítő agilis képzések egyaránt megtalálhatóak. Mind a kezdő, mind a haladó képzéseinken az elmélet mellett saját élményű képzési formában, projekt szimulációk során sajátíthatják el résztvevőink az agilitás minden fortélyát.
Összegzés
A szervezeteknek a legfőbb célja a hatékonyság és a magasabb ügyfél-elégedettség, amelyet bizonyos esetekben agilis transzformációval érhetünk el. Azok a szervezetek, akik megalapozottan döntenek a változás mellett, gyorsabbá válnak, miközben nagyobb ügyfél-elégedettségre tesztnek szert. Fontos azonban szem előtt tartani, hogy nem minden projekt valósulhat meg agilis keretek között. Mérlegelni kell, hogy az adott iparágra és a konkrét projektre tradicionális/vízesés, iteratív vagy agilis projektmenedzsment tekinthető-e az optimálisnak. A Szinergia nem csak segíti a választást, de testre szabott hibrid módszertan kidolgozásában is támogatást nyújt. Az agilis gondolkodásmód kialakításában és hatékony, eszközszintű alkalmazásában képzéseink alapozó és haladó szinten egyaránt segítséget nyújtanak.
Mélyebben is érdekel ez a téma? Ismerd meg a gonolkodásmódot és módszertant, az alapjaitól a gyakorlatig, és vegyél részt az Agilis működés a gyakorlatban képzésünkön.
