„Cél az MVP!” – IT rendszer bevezetése 4 hónap alatt
Alaphelyzet
Egy hazai, közel 100 fős ipari automatizációval foglalkozó KKV kérte a segítségünket, amely 4 telephellyel rendelkezik és projekt alapon működik:
- Széttagolt IT „ökoszisztéma” támogatta a szervezett működését: több száz Excel fájlból építkező rendszer, különböző Microsoft szoftverek, valamint egyedi fejlesztések és megoldások.
- Az információhiány több aspektusban is megjelent: felmerült az igény egy olyan egységes IT rendszerre, amelyből naprakész, transzparens információk nyerhetőek ki a sales-ről és a projektekről, valamint az erőforrás menedzsmentről és az eredményekről.
- A szervezet 1 éve próbálkozott IT megoldások bevezetésével, azonban nem jártak sikerrel. Ennek következtében magas volt az ellenállás és az apátia szintje a jelenlegi és a jövőbeli rendszerrel, változással szemben.
Megoldás
Előkészítő munkánk után az ügyfél a Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation (PSA) mellett tette le a voksot. A megoldást egy „zöldmezős” beruházás keretében valósítottuk meg:
- A munkát egy helyzetfeltárással kezdtük, melynek keretében felmértük a szervezeti igényeket, lehetőségeket és a piacon megtalálható megoldásokat. Döntés született a PSA bevezetéséről.
- Fókuszunk a gyors eredmények elérésén volt: „Minimum Viable Product” szemléletmóddal közel 2 hónap alatt bevezettük, konfiguráltuk a rendszert.
- „SWAT Team” kialakításával belső bajnokokat képeztünk, akik rendszeroktatást kaptak a PSA felhasználói és adminisztrátori kezeléséről.
- Végül egy 1 hónapos támogatást biztosítottunk az ügyfélnek, amely során támogattuk a beköltözést az új rendszerbe, valamint a kulcsfelhasználóknak további, személyes oktatást biztosítottunk.
A fejlesztés eredménye
A cég beköltözött a PSA rendszerébe, mindemellett pozitívabb szemléletmód és önjáró működés alakult ki a belső fejlődéssel kapcsolatban:
- Nőtt az IT rendszer elfogadottsága a munkavállalók körében.
- Átlátható, end to end sales- és projektmenedzsment valósult meg.
- Transzparensebb vállalati működés alakult ki: valós adatokon nyugvó tervezés, kontrolling, vezetői riportok és vállalati menedzsment.
Új IT rendszer bevezetése egy kisvállalatnál
Alaphelyzet
Egy hazai, 1 milliárd + árbevételű 15 fős KKV, mely kereskedelemmel és szolgáltatás-értékesítéssel foglalkozik. Nincs vállalatirányítási rendszerük, mindent Excel táblázatokban vezetnek, és abból próbálnak kimutatásokat készíteni. A vállalatirányítási rendszer és a kontrolling folyamatok hiánya miatt nem kapnak teljes képet az éves forgalomról, bevételekről, kiadásokról, teljesítésekről.
Megoldás
A cél egy olyan rendszer bevezetése, amely teljesen testreszabottan leképezi a folyamataikat, segíti a működésüket, nem pedig korlátok közé szorítja őket.
A fejlesztés tartalma a következő volt:
- Office 365 rendszer bevezetése: felhőben tárolva minden dokumentum a könnyebb elérhetőség érdekében, Sharepoint használata az átláthatóság miatt, Teams bevezetése a belső kommunikáció, a feladatok és a projektek egy felületen való vezetése érdekében.
- Microsoft Power Apps segítségével több alkalmazás létrehozása az egyes folyamatokra, amelyek kommunikálnak egymással: kontaktok tárolása és rögzítése, érdeklődések rögzítése, ajánlatadó alkalmazás beépített termékkatalógussal, megrendelések menedzselése, költségek és pénzmozgások menedzselése, projekt alapú elszámolás, megtérülés mérése.
- A munkavállalók számára tréningek tartása az applikációk használatáról, majd néhány hónapos utánkövetés, támogatás.
A fejlesztés eredménye
- Átlátható vállalatirányítási rendszer, amely teljes mértékben leköveti a cég folyamatait.
- A világ bármely pontjáról használható applikációk, amely segíti megrendeléseik, projektjeik vezetését és kézben tartását.
- A különböző applikációkban vezetett és tárolt információkból döntést előkészítő riportok állíthatók elő a tulajdonos, vagy bármely menedzsment tag kérésének megfelelően.
