A projektmenedzsment új időszámítása
A digitális korszak megérkezése radikálisan megváltoztatta az agilis projektmenedzsment játékszabályait is. Az üzleti világban való versenyképesség megőrzése és fejlesztése érdekében a vállalkozásoknak fel kell nőniük az új kihívásokhoz, és hatékonyabb módszereket kell alkalmazniuk a projektmenedzsment terén is. Az IT eszközök és technológiai fejlesztések szerepe ebben a folyamatban pedig egyre növekszik, hiszen szinte napról-napra dobnak piacra olyan új eszközöket, amelyek azonnal mérhető, jobb eredményeket produkálnak.
Kiemelten fontos a naprakész IT tudás az agilis módszertan alkalmazása során, ahol kulcsfontosságú a folyamatos fejlődés és az innovációra való nyitottság, hogy gyorsan tudjanak reagálni a csapatok a változó környezetre.
Az IT eszközök segítségével a szervezetek már a projekt kezdeti szakaszában előre láthatják a felmerülő problémákat, és pontosabban tervezhetnek. Az erőforrások jobb elosztása átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá teszi az üzleti folyamatokat, ami segíti a csapatokat a feladatok gördülékenyebb koordinálásában és megosztásában. Az adatok elemzése és vizualizációja pedig segíti a projektvezetőket az időbeni és költségvetési tervezésben, az erőforrások nyomon követésében, valamint az értékelésben és a döntéshozatalban. Tehát összességében elmondható, hogy a technikai támogatások rugalmasabbá és gyorsabbá teszik az agilis munkafolyamatokat.
Miben lehet a segítségünkre egy jól megválasztott IT eszköz?
Feladatok és időbeosztás hatékony kezelése:
Az agilis projektmenedzsment során gyakran dolgoznak iteratív módszerekkel, ahol a feladatokat kisebb, időkorlátokkal rendelkező iterációkra osztják. Az IT projektmenedzsment eszközök lehetővé teszik a feladatok tervezését, követését és priorizálását, valamint az időbeosztás pontos nyomon követését, ezáltal segítve a csapatokat a határidők betartásában.
Hatékony kommunikáció és együttműködés:
Az agilis csapatok gyors és hatékony kommunikációra, valamint az együttműködésre törekednek. A különféle kommunikációs platformok, illetve feladatkezelő rendszerek lehetővé teszik a csapattagok közötti folyamatos kommunikációt, az információ megosztását és az együttműködést. Ez elősegíti a csapatmunkát, csökkenti a kommunikációs akadályokat és javítja a hatékonyságot.
Feladatok nyomon követése és transzparencia:
Amikor fontos, hogy minden érintett fél lássa és értse a projekt állapotát és a feladatok előrehaladását, már elengedhetetlen, hogy valamilyen IT tool-ra támaszkodjanak a csapattagok.
Ezen eszközök lehetővé teszik a feladatok nyomon követését, a munkaállapotok frissítését és a projektmetrikák megjelenítését. Ez segít a csapatoknak megérteni a projekt állapotát, azonosítani a késedelmeket és a problémás területeket, továbbá lehetővé teszi a korrekciókat a megfelelő időben.
Kollaboratív dokumentumkezelés:
Az agilis projektmenedzsment során a dokumentumok és információk folyamatosan változnak és frissülnek. A dokumentumok közös tárolása, frissítése és megosztása a csapattagok között biztosítja, hogy mindenki mindig a legaktuálisabb információkhoz és dokumentumokhoz férjen hozzá, és minimalizálja a kommunikációs hiányosságokból eredő tévedések lehetőségét.
Új eszközök, új lehetőségek
Az IT eszközök és technológiai fejlesztések szerepe tehát kulcsfontosságú a projektmenedzsment területén, és további lehetőségeket biztosítanak az üzleti folyamatok javítására és optimalizálására. Azok a szervezetek, amelyek képesek kiaknázni ezeket az eszközöket és megoldásokat, nagyobb versenyelőnyre tehetnek szert, és jobban felkészülhetnek a jövő kihívásaira.
Az alábbiakban kicsit részletesebben is bemutatjuk, hogy milyen konkrét eszközökhöz nyúlhatunk, ha lépést szeretnénk tartani a projektmenedzsment fejlesztések terén:
Projektmenedzsment szoftverek:
Egy jól megválasztott szoftver segít a tervezésben, az időbeosztásban, az erőforrások kezelésében és a feladatok követésében. Korábbi cikkünkben már részletesebben is beszámoltunk a Jira előnyeiről, de érdemes lehet segítségünkre hívni a Trello-t, vagy az Asana-t is.
Kommunikációs eszközök:
A hatékony kommunikáció minden projektkörnyezetben alapkőnek számít a sikerhez. Az online kommunikációs eszközök, mint például a Slack vagy a Microsoft Teams, lehetővé teszik a csapatok számára a gyors üzenetküldést, az együttműködést és az információcserét, függetlenül attól, hogy milyen földrajzi helyen tartózkodnak.
Verziókezelő rendszerek:
Az agilis fejlesztés során a verziókezelés elengedhetetlen. Verziókezelő rendszerek, mint például a Git vagy a Subversion, segítenek a fejlesztőknek nyomon követni a változtatásokat, kezelni a kódbázist és együtt dolgozni a fejlesztési folyamat során.
Vizuális táblák és Kanban rendszerek:
A vizuális táblák és Kanban rendszerek segítenek a feladatok vizuális követésében és a csapat átlátásában. Ilyen eszköz például a KanbanFlow vagy a Miro, amelyek lehetővé teszik a feladatok állapotának nyomon követését, a prioritások beállítását és az egyidejű, szimultán együttműködést is egy adott feladaton.
Hogyan válasszuk ki a megfelelő IT eszközt a vállalatunk számára?
Az IT projektmenedzsment eszköz kiválasztása előtt érdemes alaposan átgondolni a vállalat igényeit és az elvárásokat.
Először is, a vállalatnak fel kell mérnie, hogy milyen méretű és összetettségű projekteket kell kezelnie. Ezután érdemes az IT projektek menedzselésében érintett szereplők – mint például a projektmenedzserek, fejlesztők, tesztelők, ügyfélszolgálat stb. – igényeit is figyelembe venni. A kiválasztási folyamat során érdemes megvizsgálni az elérhető eszközök funkcionalitását, integrációs képességeit, felhőalapú szolgáltatásait, illetve árait és licencelési feltételeit. Fontos az is, hogy az adott eszköz használata mennyire könnyen tanulható és mennyire felhasználóbarát. Célszerű lehet referenciákat kérni más cégektől, akik már használják az adott eszközt. A vállalatnak a választás során az eszköz további használatára és fejlesztésére vonatkozó terveket is érdemes kidolgozni.
Ha további segítségre lenne szükséged a megfelelő IT eszköz kiválasztásához a vállalati projektmenedzsment támogatásához, olvasd el a projektmenedzsment szoftverekről szóló blogcikkünket!
IT és AI
Mivel a legtöbb szoftverfejlesztés már a mesterséges intelligenciára támaszkodik, zárszóként megkerülhetetlen téma jelenlegi cikkünknél is. Az utóbbi években az AI fejlődése hatalmas lendületet adott az agilis projektmenedzsment területének, mely folyamatot van, aki izgatottan, van, aki azonban inkább félve követi figyelemmel.
Az AI segítségével gyorsan és hatékonyan elemezhetjük az adatokat, előrejelzéseket készíthetünk. Az AI-alapú rendszerek javaslatokat és döntéstámogatást nyújtanak a projektmenedzsereknek, ami segít a hatékonyabb projekttervezésben és a prioritások meghatározásában. Az intelligens robotfolyamat-automatizáció (RPA) segítségével az AI képes a rutinszerű feladatok automatizálására: ez csökkenti az emberi erőforrás igényét és felszabadítja az időt a csapatok számára, hogy a stratégiai és kreatívabb feladatokra koncentrálhassanak. A chatbotok és virtuális asszisztensek pedig könnyedén elérhetővé teszik az információkat és segítenek a gyakori kérdések megválaszolásában, ezzel javítva a kommunikációt és az ügyfélszolgálatot.
Bár hosszasan tudjuk sorolni az előnyöket, a mesterséges intelligencia alkalmazása jogosan válthat ki vegyes érzelmeket is a különböző szektorokban dolgozókból. Az egyik leggyakoribb félelem az, hogy az AI és az automatizáció által végzett feladatok miatt bizonyos munkakörök feleslegessé válhatnak. Hiszen, ha az AI elvégzi azokat a feladatokat, amelyeket eddig emberi erőforrások végeztek, ezáltal csökkenhetnek a munkalehetőségek. Mások amiatt aggódnak, hogy az új technológiák megjelenése miatt új készségek és tudás megszerzése válhat szükségessé, amivel nem tudnak majd lépést tartani.
Erősítsük bármelyik tábort a véleményünkkel, egy biztos: a mesterséges intelligenciát nem tudjuk megkerülni, ha projekt környezetben dolgozunk. Várjuk hát inkább felkészülten a fejlesztéseket, hogy ha kell agilisan tudjunk reagálni: szeptemberi Szinergia Meetup-unkon több nézőpontot ütköztetünk majd panelist tagjaink által, hogy kiderüljön “Átveheti-e az AI a projektmenedzser szerepét?”.
Rendezvényünkön a részvétel ingyenes, de regisztrációhoz kötött:
