Modern vállalati digitalizáció: projektmenedzsment szoftverek alkalmazása

Ahogy telnek a napok, egyre inkább úgy érezhetjük, hogy kifolyik minden a kezeink közül. Vajon miért történhet ez meg? Leginkább az időhiányt és a szervezetlenséget okolnánk a tornyosuló papírhalmokért. Napjainkban egyre több feladat nehezedik ránk, több terület igényel koncentrációt a részünkről mind magánéleti, mind munkahelyi szempontból.

Ezekre a problémákra nyújt megoldást egy projektmenedzsment szoftver alkalmazása, ugyanis hétköznapi életünk és üzleti tevékenységeink is egy-egy egyszerűbb, vagy komplex projektként kezelhetők. A projektmenedzsment szoftverek többek között segítenek a projektek megfelelő adminisztrálásában, tervezésében és kezelésében. 

Ismerd meg a legelterjedtebb projektmenedzsment szoftverek fő jellemzőit bejegyzésünkből!

Miért alkalmazzunk projektmenedzsment szoftvereket?

Projektmenedzsment eszközöket leginkább azért használunk, hogy megkönnyítsük mindennapi feladatainkat. Ezeknek a szoftvereknek köszönhetően nem kell fejben tartanunk, hogy milyen projektek futnak a cégen belül, milyen határidőre kell ezeket leszállítani, milyen feladatok követik egymást. Összefoglalva, a projektmenedzsment szoftverek lehetővé teszik a projektek tervezését, kezelését, adminisztrálását.

A projektmenedzsment szoftverek kulcsfontossága abban rejlik, hogy a legegyszerűbb projektektől kezdve egészen a komplex, összetett projektekig lehetőségünk nyílik egy platformon kezelni és követni a kapcsolódó feladatokat. Ez egyrészt a projektmenedzsereknek, másrészt a vállalati vezetőknek is fontos, hiszen ezáltal egy adatbázisban, könnyen feldolgozható formában szerepel az összes információ, amelyből könnyen lehet vezetői riportokat, összefoglalókat készíteni.

Ma már szinte nélkülözhetetlen eszköznek számít egy projektmenedzsment szoftver a projektvezetők számára. Egyre több cég ismeri fel a szoftverek nyújtotta előnyöket, és térnek át a papír alapú adminisztrációról a projektmenedzsment eszközök alkalmazására.

Projekttámogató és projektmenedzsment szoftverek

Ágazattól függetlenül minden vállalat számára hasznosak lehetnek a projektmenedzsment szoftverek, főleg, ha megtalálják azt, amelyik az általuk alkalmazott módszertanhoz leginkább illik.

Közép- és nagyvállalati környezetben a Microsoft Project (továbbiakban MS Project) és a Jira Software (továbbiakban Jira) a legelterjedtebben alkalmazott projektmenedzsment eszköz. A MS Project egy nagyobb múltú szoftver, főként a tradicionális, vízesés típusú projektmenedzsmentre épül, ahol leginkább a tervezésen van a hangsúly. Ezzel szemben a Jira egy újabb szemléletet képvisel, az agilis és iteratív módszertanokat támogatja. Az agilis és iteratív projektmenedzsment lényege, hogy minél kevesebb időt töltsünk a tervezéssel, magát a projektet támogassuk, ezért a Jira főként erre nyújt lehetőséget.

Akárcsak a projektmenedzsment, úgy a szoftverek is folyamatosan fejlődnek és megpróbálnak lépést tartani a változásokkal. A kettő közül úgy választhatunk, hogy mielőtt bevezetnénk az adott szoftvert a gyakorlatba, feltérképezzük a jelenlegi projektmenedzsment folyamatokat:

• Milyen módszertant alkalmazunk és hogyan kezeljük projektjeinket?
• Hogyan történik a projekttervezés folyamata?
• Miként követjük projektjeinket és az adott projekthez tartozó mérföldköveket?

Ezekre a kérdésekre könnyebben megkaphatjuk a választ, ha felmérjük a két ismertetett szoftver előnyeit és hátrányait.

A projektmenedzsment szoftverek előnyei és hátrányai

A MS Project szoftver alkalmas arra, hogy megfelelően kézben tartsuk a folyamatokat és segítségével meghatározzuk a projekttervhez szükséges scope-ot, ütemezést és költségtervet. Azok a vállalatok, amelyek ezt a projektmenedzsment szoftvert választják, nagy valószínűséggel a projekttervezés folyamatához keresnek olyan megoldást, amellyel időt és költséget takaríthatnak meg. A MS Project lehetőséget nyújt arra, hogy az elejétől a végéig megtervezzük projektjeinket, összegyűjtsük a munkához szükséges adatokat, és akár egy végső dátumot is kitűzzünk a projekt leszállítására.

A MS project tradicionális projekt környezetben, más Microsoft termékekkel kombinálva kiválóan alkalmazható. Emellett alkalmas a projektek portfólió szintű kezelésére, valamint lehetőséget ad riportálási sablonok létrehozására is. A MS Project fő funkciói között szerepel tehát a költségvetés, portfólió és erőforrás menedzsment, illetve a mérföldkövek követésére is kiváló felületet nyújt. Hátrányként említhető, hogy felhasználói felülete nem számít modernek, valamint mobilapplikáció sem tartozik a szoftverhez. Emellett a MS Project szoftverben nehezebb a projektek utókövetése, amely nehézséget jelenthet a projektmenedzserek és felsőbb vezetők számára.

A Jira hasonlóan képes projekttervezési munkát elvégezni, mint a MS Project szoftver, azonban itt nem ezen a funkción van a hangsúly. Ugyanis azok a cégek, akik ezt a szoftvert alkalmazzák, inkább a projektek követésére, támogatására helyezik a fókuszt. A Jira egy olyan projektkövető szoftver, amely kiválóan alkalmazható az agilis projektmenedzsmentben; segítségével könnyen kezelhető, tervezhető és ellenőrizhető a legtöbb agilis projekt. A Jira szoftverhez egyszerűen lehet erőforrásokat hozzárendelni, lehetőséget ad a csapatok koordinálására, a feladatok kiosztására és megkönnyíti a kommunikációt is. A Jira támogató szoftvere a Confluence tudásbázis, ami a vállalati intranet megfelelője. A Confluence egy olyan platformot nyújt a vállalatoknak, amely megkönnyíti a fájlmegosztást és a közös dokumentumok kezelését, szerkesztését.

A Jira szoftver képes scrum és kanban táblák létrehozására, egyszerű roadmapek készítésére, valamint támogatja az agilis riportálást is. Segítségével mérhető a munkára fordított erőforrások mennyisége, valamint mobilapplikáción keresztül is hozzáférhetünk projektjeinkhez. A fő hátrányok között érdemes megemlíteni a költségvetés menedzsment hiányát, valamint a projekttervezés korlátolt lehetőségeit.

Régen minden szoftver a vállalatok saját szerverén futott, saját céges adatbázisokon dolgozott. Mára már egyre inkább elterjedt a felhő technológia, így a projekttervező és projekttámogató szoftverek esetén is egyre több eszköz használ távoli szervereket. Ennek köszönhetően az adatok ma már minden eszközön hozzáférhetőek, így jobban kihasználhatóak a projektmenedzsment szoftverek által nyújtott előnyök.

Projektmenedzsment szoftverek használatának elsajátítása

A szoftverek gyakorlati alkalmazása elsajátítható képzéseinken. A Projekttervezés és kontrolling MS Project szoftverrel egy napos képzésünk során konkrét projektpéldákon haladunk végig a résztvevőkkel, amelyek mind valamilyen hagyományos projektmenedzsment módszertant mutatnak be. A gyakorlatorientált tréning célja, hogy a résztvevők megismerjék a MS Project szoftvert annak érdekében, hogy hatékonyan tudják támogatni különböző projektek működését.

Összegzés

Cikkünkben bemutattuk az általunk vélt legjobb projektmenedzsment szoftvereket: a MS Project és a Jira fő funkcióit, előnyeit és hátrányait. Gyakorlatorientált képzéseinken lehetőség van ezeknek a projektmenedzsment eszközöknek a megismerésére, elsajátítására.