A projektvezetői feladatkör manapság igen népszerű és sokak munkakörében megjelenő feladatcsomag. Jól fizető állást ígér, egy érdekes munkáért, általában sok nyitott pozíciót találhatunk hozzá. Fontos azonban látnunk, hogy mi mindennel jár ez a mindennapi feladatok szintjén. A projekt menedzser feladata és felelősségi szintje igen eltérő lehet. A legfőbb befolyásoló tényező a céges környezet (pl. cég méret, profil, szabályozási környezet), másodsorban függ a projekt tartalmától és a szervezet projektmenedzsment érettségétől is, azaz attól, hogy mennyire tudatosan kezelik a projekteket az adott vállalatnál, valamint a szervezeti kultúra és értékrend is komoly hatással bír. Mégis, ha egy projektvezető egy napját megfigyeljük abban sok hasonlóságot tudunk felfedezni, ami ahhoz szükséges, hogy ő a projektjét minél eredményesebben és sikeresen menedzselje. Vegyük hát számba, hogy a projekt folyamata során milyen napi és heti teendői vannak egy projektvezetőnek.
Számos projektmenedzsment módszertan támogatja a projektvezetőket annak érdekében, hogy „szerszámosládát” kapjanak a projektmenedzsmenthez, ezek közül nemzetközi és hazai szinten is az egyik legelterjedtebb a PMI (Project Management Institute) által képviselt PMBoK-ban összefoglalt eszköztár, mely elsősorban a tradicionális és nem az agilis jellegű projektmenedzsmenthez ad egy részletes ajánlást. Az általános módszertanok azonban nem követhetők le egy az egyben a projekt életében, azoknak az adott szervezetre való testreszabása és alkalmazhatóságra formálásra szükséges ahhoz, hogy valódi segítséget adjon a cég projektvezetőinek az egységes eljárásához. Induljunk ki egy a projekteket tudatosan és jól kezelő cégből, aki már meglépte a céges módszertan kialakítását és nézzük meg milyenek egy projektvezető mindennapjai egy ilyen típusú szervezetben.
A projektvezető felelősségi körei
A projektvezető felelős a teljes projekt üzleti, szakmai és emberi megvalósításáért olyan keretek között ahogy azt az elején a projekt definiálásakor a megbízó és a szponzor meghatározzák és elfogadják. További felelőssége, hogy bármi a fő sarokszámoktól, keretektől való eltérést minél előbb észleljen és jelezze a megbízó felé annak érdekében, hogy az meghozhassa a szükséges döntéseket. A projektmenedzsment tudásterületenként végighaladva ehhez a projektvezetőnek kiemelten fontos feladatai a következők:
Scope menedzsment
A projekt terjedelem (scope) pontos megértése és lebontása: fontos, hogy lássa mit értünk bele a projektbe és kitisztázza azokat az elemeket is, amire már nem terjed ki a jelen projekt, ezzel segítve a megbízót és a megvalósító csapatot is abban, hogy ugyanazt értsék a projekt céljaként. Ennek kapcsán a pontos leszállítandókat is definiálni szükséges, melyek a „kézzel fogható” produktumai lesznek a teljesítésnek, lehetőség szerint kisebb mérföldkövenként, minél sűrűbben leszállítva.
Feladatok lebontás és ütemterv készítés
A projekt feladatainak és ütemezésének megtervezése: azaz a csapat tagjait bevonva megtervezze és ütemezéssel ellássa a projekt fázisait, melyet folyamatosan követ és betartat a csapat tagjaival, szükség esetén pedig módosít a megbízóval való egyeztetés alapján. Itt fontos, hogy a projektvezető nem kell, hogy szakmailag részleteiben értse a feladatok megvalósításának módját, mégis annyira jártasnak kell lennie a témában, hogy a logikai kapcsolódásokat (párhuzamosítható és egymástól függő feladatokat) átlássa és ezzel segítse a leghatékonyabb ütemezés és feladatelvégzés összeállítását.
Költségtervezés
A projekt feladatainak és ütemezésének megtervezése. Azaz a csapat tagjait bevonva megtervezze és ütemezéssel ellássa a projekt fázisait, melyet folyamatosan követ és betartat a csapat tagjaival, szükség esetén pedig módosít a megbízóval való egyeztetés alapján. Itt fontos, hogy a projektvezető nem kell, hogy szakmailag részleteiben értse a feladatok megvalósításának módját! Ugyanakkor annyira jártasnak kell lennie a témában, hogy a logikai kapcsolódásokat (párhuzamosítható és egymástól függő feladatokat) átlássa és ezzel segítse a leghatékonyabb ütemezés és feladatelvégzés összeállítását.
Erőforrás tervezés
Az előbb említett erőforrások (pl. emberi, gép, egyéb infrastrukturális stb.) tervezése nem csak a költségek, hanem az ütemezés és bekapcsolódás időpontjának kijelölése szempontjából is fontos projektvezetői feladat. A projektvezető az, aki segíti, hogy a feladat megvalósításához mindig rendelkezésre álljanak a szükséges erőforrások és elhárítsa azokat az akadályokat, amelyek ezt meggátolják. Pl. más feladaton kellene dolgoznia az egyik munkatársnak, nincs elérhető számítógép számára, vagy nincs tárgyaló az egyes megbeszélések megtartásához. Ezek kézbentartása is a projektvezető kiemelt feladatai, melyekhez jó kommunikációs és problémamegoldási készségek szükségesek a projektvezető oldaláról.
Beszerzés menedzsment
A beszerzési terület erősen összekapcsolódik a költségek és erőforrások menedzselésével. A projektvezetőnek itt kell gondolnia a szükséges szerződéses környezetre is, ami gyakran jár a beszerzési területtel való szoros együttműködéssel. Ezekre kellő átfutási időt hagyva és az eljárásokból fakadó elvárások alapos megismerésével tud a projektvezető ezen a területen sikeresen helyt állni.
Kommunikációs terv készítése és megvalósítása
A külső és belső kommunikáció a projektvezető feladatainak 80%-ában megjelenő tevékenységi kör, egyik legfőbb teendő. Ehhez persze egy kommunikációs tervet is érdemes kialakítani és működtetni, melyben az összes kiemelt érintett felé megvan az a kommunikációs csatorna és módozat, ahogy a szükséges információkat eljuttatjuk. Ilyen tipikus feladat például a szervezet vezetése, vagy a csapattagok funkcionális vezetői felé, illetve a projekt eredményét később felhasználó munkatársak felé eljuttatni a projekt „híreket”. Informálni őket az előrehaladás vagy esetleges elakadások kapcsán is. Továbbá figyelni kell indokolt esetben a hatóságok felé történő kommunikáció kezelésére is.
Minőség menedzsment
A minőség menedzsmentje is a projektvezető egyik fókusza kell legyen, melyben beiktatja azokat a minőséget biztosító eljárásokat (sztenderdek) és ellenőrzési pontokat, mely segítségével követhető, hogy a projekt eredményeként előálló „termék” minősége megfelelő legyen. Ebben is segítséget nyújthat egy céges eljárás, ami már jó kapaszkodót jelent a projektvezetőnek és a csapatnak, hogy mikre érdemes gondolniuk a mindennapok során a minőség biztosítása érdekében.
Kockázatkezelés
A kockázatok feltárása, figyelése és kezelése a kommunikáció mellett kiemelkedő második legkritikusabb feladatcsomag. Képessé kell tennie a projektvezetőnek a csapatát és minden egyéb érintettet is, hogy a kockázatokat még azok bekövetkezte előtt felismerjék és tudják mi a teendő vele. Ez nagyban befolyásolja a projekt sikerességét, és azok a projektvezetők tudnak igazán sikeresek lenni, akik ezt a területet is aktívan menedzselik. Ehhez rendszeres fórumok és egyfajta attitűd is szükséges, hogy jól tudjunk egyensúlyozni. Egyrészt merjünk szembenézni a felmerülő kockázatokkal, de mellette őrizzük meg bizalmunkat és motivációnkat a projekt sikerességében.
Érintettek menedzsmentje
Végül, de nem utolsó sorban az érintettek (stakeholderek) monitorozása és folyamatos kezelése, mint egy harmadik igen kiemelkedő feladatcsomag vár még a sikeres projektvezetőre. Ez szintén az egész projektet végig kíséri a kezdeményezéstől egészen a projekt teljes lezárásáig. A mindennapokban részben kommunikációt jelent a kulcsemberekkel a projekt kapcsán, de sokszor egy-egy információnak a megszerzése már komoly kapcsolati hálót, networkinget is igényel akár informális kapcsolatok által is.
Egy nap egy projektmenedzser életében
Látható tehát a fentiekből, hogy ha a projektvezetők tipikus napját nézzük akkor rendszeresen az információ átadást, szerzést és megosztást támogató megbeszélésekkel van tele a naptárja, melyek egy része előre tervezett, rendszeres alkalmak (pl. státuszok), másrészt ad-hoc a csapat tagjaival és az egyéb kulcsszereplőkkel akár kevésbé formális módon történő egyeztetés. Hiszen a projektvezető az egész projekt lelke és motorja. Ő az, aki annyira rajta tartja a projekt „ütőerén a kezét”, hogy észreveszi, ha bármi lassítja a haladását, nehezíti a megvalósító csapat helyzetét, vagy akár a cél kapcsán módosítást, pontosítást igényel a megbízóval. Ekkor pedig a megfelelő eszközt választva elhárítja azt és bevonja hozzá a szükséges szereplőket, eszközöket.
A másik tipikus feladat pedig a projekt dokumentumainak aktualizálása, ami inkább heti szintű feladat. Ennek kapcsán elkészíti a szükséges riportokat, hogy minden szükséges rendszerben követhető legyen az adott projekt állapota és haladása. Szervezeti szintű projekteket általában már portfoliómenedzsmenttel támogatnak és ezzel a szervezet legfelsőbb vezetői szintje előtt is pozícionálhatóvá válik.
Soft skillek fontossága
A projektvezetők módszertani ismereteik mellett kiemelten fontos, hogy megfelelő soft készségekkel rendelkezzenek és tudatosan alkalmazzák ezeket a „szerszámokat” is a szerszámosládából. Ezek nélkül a projekteket nem lehet sikerre vinni. A projektvezetők ezen készségei különböztetik meg gyakran a jó és a kiváló projektvezetőket egymástól. Így jól látható, hogy a soft skillek fejlesztése a projektvezetői karriert tervezők számára nagy jelentőséggel bír.
A projektmenedzsment skillek fejlesztésének fontossága
A projektvezetői készségek fejlesztését jól tudja támogatni egy-egy strukturált és gyakorlaton alapuló készségfejlesztő és módszertani összefoglaló tréning, mely során „biztonságos” környezetben tudják kipróbálni a projektvezetői pályára készülők a gyakorlatban is jól alkalmazható módszereket és jó gyakorlatokat. Ezen felül a projekt coaching egy nagyon hatékony fejlesztési eszköz, melyben egyaránt megvan a hard és soft eszköztár. A projekt coachinggal lehet támogatni egyrészt kifejezetten a projekt sikerességét, másrészt a projektvezetőt a mindennapi gyakorlatban a már elindult projekt során. Ez nagy segítség például egy kritikus projekt esetén a megfelelő helytállásban és a továbbiakra jó alapot ad a projektmenedzseri szerepkör betöltéséhez.
Összegzés
A fentiekből jól látszik, hogy egy projekt menedzser feladata nem könnyű dolog. Számos hard és soft skill elsajátításával válhat valakiből igazán jó projekt menedzser. Azok számára, akik szívesen megismernék mélyebben a projektmenedzsment világát, ajánljuk tantermi A sikeres projektmenedzsment módszertani alapjai alapozó képzésünket, vagy a webináriumi formában elérhető Projektvezető leszek! képzésünket.
