A projektek egyre gyakoribbak a mai vállalatok életében. A projektekben való együttműködés egyes szervezeti egységek között sokszor kihívást jelent, különösen, ha a szervezet alapvetően másféle működési rend szerint végzi a tevékenységét. Fő feladatunk ezen a téren a hatékony projektalapú működés támogatása a szervezeti folyamatok szintjén, átláthatóságuk megteremtése mind a közreműködők, mind a vezetés részére a megfelelő informatikai támogató eszközökkel, valamint a projektekben érintett munkatársak tudásának és készségeinek azonos szintre hozása.
Alaphelyzet:
Egy hazai, közel 3.000 főt foglalkoztató elsősorban gyártással foglalkozó nagyvállalat cégvezetése úgy határozott, hogy a belső projektek hatékonysága fejlesztésre szorul. A helyzetfeltárást és a közös egyeztetéseket követően az alábbi megállapításokra jutottunk:
- A szervezet működésében a belső fejlesztések, projektek nem kapnak elegendő támogatást a szervezeti folyamatok és felépítés alapján.
- A munkavállalók tudásában és készségeiben komoly különbségek jelennek meg már a projekt jelentése, tartalma esetében is.
- A különböző méretű és komplexitású projektek folyamatait nem választják külön.
- A menedzsment és az érintett kollégák nem látják át a szervezeti projektek állapotait, kapcsolódásait és teljesítményeit.
- A projektek tervezése és nyomon követése nem egységes támogató informatikai környezetben történik.
Megoldás:
A cél egy olyan működés megteremtése volt, ami a gyártás mellett a projektek hatékony, eredményes megvalósítását is támogatja. Ennek érdekében a Megbízóval, illetve egy általa kijelölt core-teammel egy hosszú távú fejlesztési programot valósítottunk meg az alábbiak szerint:
- Projektmenedzsment képzések projekttagok számára.
- Projektkategóriák kialakítása és azok menedzsment folyamatainak definiálása.
- Projekt-portfólió menedzsment folyamatok és szervezeti szerepkörök kialakítása.
- Projektmenedzserek és felsővezetők képzése a kialakított folyamatok szerint.
- On-the-job támogatás, a kialakított folyamatok hosszú távú alkalmazásának és finomhangolásának megteremtése érdekében.
- A folyamatok véglegesítését követően projekt- és projekt-portfóliótámogató informatikai rendszer bevezetése és fenntartása.
Eredmények:
A fejlesztésnek köszönhetően a szervezeti projektek egységes folyamatok szerint valósulnak meg, így a projektteljesítmény kimutathatóan eredményesebbé vált. A kollégák újszerű projekteket, feladatokat is képesek hatékonyan megvalósítani, melynek köszönhetően a szervezet összeredményessége is javult. Az érintett kollégák folyamatos javulást célzó intézkedésekkel, fejlesztésekkel házon belül képesek a projektek hatékonyságát tovább növelni.
