Bár a projekttervezés lépései csak az utóbbi évszázadban lettek konkretizálva és szabályszerűen kidolgozva, amióta az emberiség – és annak különböző alakulatai – az ókor óta tudatos vállalkozásokba fogott valamilyen cél, eredmény elérése érdekében, már megvoltak a mai projektjellemzők és sajátosságok, úgymint:
- felsőbbszintű igények kielégítésének megléte
- az egyediség a célok és tartalmak tekintetében
- a célorientált erőforrás felhasználás
- az emberi és anyagi erőforrások korlátozottsága
- a többfajta kompetencia együttműködésének szükségessége
Az idővel és a komplexitás növekedésével természetesen erősödött a szükséglet/igény a döntéshozók részéről a becsülhetőséget és a minél biztosabb döntési alapot illetően. Ez vonatkozik az elsődleges indítási döntésre és a menetközbeni kézben tarthatóságra is. Köznapian fogalmazva tudni akarták, hogy az fog-e megvalósulni, amit akartak, mikor fog elkészülni és mibe fog kerülni? Ezt ma úgy hívjuk, hogy a projektsikeresség aranyháromszöge. További szemponként megjelent a megszerzett tudások megosztásának igénye is, nem kérdésessé téve az egyéni felkészültség és teljesítmény fontosságát.
Mindezek elvezettek oda, hogy a 20. században már megjelentek formalizált, konkrét módszerek, technikák, eszközök a projektek és feladataik tervezhetőségének és kézben tarthatóságának növelésére. A manapság alapvetően használt három projektmenedzsment módszertani megközelítés (prediktív-vízesés, iteratív, adaptív-agilis) közös jellemzője, hogy mindegyikük fontos eleme a tervezés, ámbár más jelleggel.
A projekttervezés fontossága
A projekttervezés három szempontból is fontos:
- az éves vállalati tervekbe való beillesztés szempontjából
- az egyedi projektindítási döntések szempontjából
- a végrehajtás alatti kontrolling hatásossága szempontjából
A mai szervezeti, vállalati környezetre alapvetően jellemző az adott időszakra vonatkozó stratégiák, éves tervek elkészítése, ami vonatkozik a szokásos „business as usual” típusú vállalati feladatokra és a projektekre is. A stratégiák, éves tervek jóváhagyásának lényegi feltétele a vállalat előtt álló, megvalósítandó feladatok minél pontosabb (előzetes) megtervezése. Az egyedi projektindítások előkészítésének lényeges eleme egy magvalósíthatósági vizsgálat elvégzése, aminek része a céleléréshez vezető megoldási módok kielemzése, és számszerűsíthető becslések megtétele a komplexitásra, költésekre, időtartamra, erőforrás igényre vonatkozóan. A döntéshozó a várható értékek alapján hozza meg döntését. A megvalósítás során alapvető projektvezetői feladat a projekt jóváhagyott kereteinek betartása, aminek feltétele egy hatásos és hatékony projektkontrolling működtetése. A kontrolling azonban csak olyan jó tud lenni, mint a tervünk maga, annak kiterjedtsége, minősége és részletezettsége. A jó terv biztosítja az átláthatóságot, kézben tarthatóságot és eredményességet.
Mit tekintünk projekttervnek? A projekt terv elemei
A manapság legelfogadottabb PMI® (Project Management Institute) szerinti globális érvényű iteratív módszertanban a Tervezés önálló folyamatcsoportot alkot és folyamatainak, elemeinek száma a fontosságnak megfelelően is a legnagyobb. Ezek a következők:
- Projektterjedelem (scope) leírás
- Feladatlebontási Struktúra (Work Breakdown Structure)
- Logikai terv-hálóterv, ütemezési terv
- Költségterv, projekt büdzsé
- Minőségbiztosítási terv
- Kommunikációs terv
- Stakeholder (érdekelt, érdekcsoport) kezelési terv
- Kockázatkezelési terv
- Beszerzési- és szerződésmenedzsment terv
Projektek függvényében mennyire változó?
A tervezés minőségét, hatókörét, részletezettségét a szervezeti környezet -struktúra és kultúra-, valamint a projektek típusa erősen befolyásolja.
Egy alapvetően funkcionálisan felépített és működő vállalatnál és egy projektorientált szervezetnél a projektmenedzsment és ezen belül a tervezés másként működik és az igényelt, előírt dokumentáltság is eltérő. A másik befolyásoló tényező a projektek típusa: azoknál a projekteknél, ahol a szakmai tartalom sztenderd szakmai eljárások mentén jól tervezhető és várhatóan kevés változási igény lép fel, a projektterv feladatvégzésre vonatkozó részére is hosszabb időtávra érvényes jó becsléseket lehet tenni. Ilyenek pl. a magas-és mélyépítési projektek, vagy logisztikai projektek.
Az olyan projektek esetében, ahol bizonytalanok az igények, vagy azok folyamatos változása várható, nem rögzíthetők előre a leszállítandó termékek, nehezen becsülhetőek a réfordítások, magas az innováció foka, ott érdemes agilis módszertan mentén nekiállni a projektnek. A vízesés módszertantól eltérően agilis tervezés során nem készül részletes, a teljes projektre érvényes előzetes ütemterv, hanem csak pár hetes időszakokra (sprintekre) tervezünk, ezzel biztosítva lehetőséget a változások, újítások, változó igényeknek való megfelelés beépítésére. Ilyenek pl. szoftver- és termékfejlesztési projektek, kutatási és fejlesztési projektek.
A projekttervezés lépései (érintettek, célok, szállítandók, időzítés)
A továbbiakban az iteratív jellegű projektmenedzsment módszertan folyamatai, lépései következnek:
Projektterjedelem (scope) rögzítése:
Ez tulajdonképpen a tervezés legfontosabb része. Az igénygazdáknak, fő érdekelteknek mindenképpen ismerni kell ennek tartalmát és azzal egyet kell értenie. Vagy megfordítva, a scope-nak le kell fedni a fő érintettek elvárásait. A tisztázást és megállapodást elősegíti az, ha előzetesen rögzítésre kerülnek az „out of scope” elemek, amiben a fő érdekeltek szintén megállapodnak. Ugyanakkor érdemes tudni, hogy a projektterjedelem a mostani gyorsan változó világban ritkán marad kőbe vésve, valószínűleg szintén változni fog, de ennek kezelésére a módszertani keretek adottak.
Feladatstrukturálás:
A leszállítandó projekttermékek létrehozásához szükséges feladatokat a Feladatlebontási Struktúrában foglaljuk össze és jelenítjük meg, ami a főcsoportoktól kezdve az alsó szinten lévő munkacsomagokig tartalmazza az elvégzendőket. Ahogy korábban jeleztük, az időtáv a különböző módszertanok esetén is különböző lehet. Ez a struktúra lesz a rá következő tervezési tevékenységek alapja.
Projektütemezés:
A Feladatlebontási Struktúrában becsléseket teszünk az egyes elvégzendő tevékenységek várható átfutási idejére. Fontos tudni, hogy az átfutási idő a valóságban általában több, mint az effektív munkaráfordítások összege. A tevékenységek egy részénél általában egymásrautaltság, függőség van, ezeket fel kell tárni, figyelembe kell venni. A logikai kapcsolódásokból alakul ki az ütemezés. Ahol nincsenek logikai függőségek a tevékenységek között, ott azok kezdési időpontja célszerűségi alapon felvehető. Bár külön tervezési lépés az erőforrásfelhasználás tervezése, az átfutási idők becslését már most érdemes a várható erőforrás rendelkezésre állást figyelembe véve megtenni. Maga a végleges ütemezés az esetek jó részénél egy iteratív folyamatot jelent, mert figyelembe kell venni az érdekeltek által elvárt határidőket is, különös tekintettel az igényelt mérföldkő időpontokra.
Költségtervezés:
A projekt kialakuló költségvetése elvileg tartalmazza a humán erőforrások, az anyagi típusú erőforrások és a költség típusú erőforrások felhasználásának összességét. Ugyanakkor a humán erőforrás felhasználás költségének számítása és figyelembe vétele erősen függ a vállalat projektmenedzsment érettségétől, tradícióktól, egy funkcionális szervezetnél például kevésbé szokásos.
Minőségbiztosítás tervezése:
Ezt kettős értelemben is értjük, a szakmai jellegűn túlmutatóan ide tartozik a projektmenedzsment minőségének biztosítása is. A szakmai minőség elemzése annak a biztosítását jelenti, hogy a végtermék megfog-e felelni a vevői, szponzori és igénygazdai elvárásoknak. A hangsúly a hibák megelőzésére irányul, feltételezi a tervezés és végrehajtás közbeni intenzív kommunikációt az érdekeltek között. A szakmai minőségi terv tartalmazza, magában foglalja az elfogadási kritériumok és a mérőszámok meghatározását, amelyeket a projekt során használni fognak. Projektmenedzsment szempontból a szükséges menedzsment termékek -helyzetnek és projektnek megfelelő- kiválasztását, a folyamatjavító intézkedéseket és minőségi auditokat célszerű elvégezni. Ez utóbbi általában egy a projekttől független és felhatalmazott szakértőnek a feladata. A terv tehát a projekt során elvégzett összes minőségi felülvizsgálat/audit alapja lesz, és a projekt végrehajtása során használják.
Kommunikáció tervezése:
A projektkommunikációnak három hatásterülete van: a pr. szervezeten belüli, a tevékenységek közötti és a külső kommunikáció. Az első területen ki kell alakítani a beszámolási rendszer működtetését, a projekt meetingek egymásra épülését, az elektronikus és papíralapú dokumentációs rendszert. A második terület a logikai kapcsolatok mentén a megelőző és követő tevékenységek felelőseinek kommunikációját jelenti a köztes termékkel kapcsolatban. A harmadik terület a tulajdonképpeni projekt marketing.
Stakeholder kezelés tervezése:
Az érdekhordozókkal, igénygazdákkal való proaktív és tervezett információáramlást tartalmazza. Szokásos megjelenítési formája egy Excel táblázat, aminek tartalma a kommunikáció tartalma, célcsoportja, időzítése, csatornája és felelőse.
Kockázatkezelés tervezése:
Minden egyes projektkockázat potenciális veszélyt jelent a projektre, és veszélyezteti annak ütemezését, a költségeket, az eredményeket és a minőséget, vagy éppen a vevői elégedettséget, egyszóval a tervezett állapot szerinti megvalósulást. Ezért érdemes a várható kockázatokat beazonosítani, kielemezni várható negatív hatás és bekövetkezési valószínűség szempontjából. A nagyobb kockázatokra vonatkozóan érdemes előzetes kezelési stratégiákat kialakítani és intézkedéseket hozni. A megvalósítás során a kockázatok időszakos nyomon követése és ellenőrzése a projekt operatív kontrollingjának szerves része kell, hogy legyen.
Beszerzési- és szerződésmenedzsment tervezése:
A PMI módszertanban ezek is a projektvezető felelősségi körébe tartoznak, a magyar gyakorlatban azonban a cégek jelentős részénél a beszerzési terület saját felelősség, policy-k és eljárások szerint végzi tevékenységét és jellemzően a szakmai tartalom rögzítésébe vonja be a projektvezetőt. Ide tartozó konkrét megtervezendők: „make or buy” döntések, ajánlatkérések, szerződés típusának rögzítése, döntési szempontrendszer kialakítása, teljesítéskövetés, …
Milyen eszközök segíthetnek a projekttervezésben?
A projekt tervezését érdemes szakértői körben és workshop formában megvalósítani. A szakértői kompetencia bevonása azért szükséges, mert ők rendelkeznek a szakmai tartalommal és a végrehajtással kapcsolatos tudásokkal. A workshop keret biztosítja a hatékonyságot és plusz előnye, hogy lehetőség kínálkozik szakmai kérdések gyors megvitatására is, ami a mindennapi munkavégzés során sokkal lassabban valósulna meg. Egy ilyen tervezési alkalmon a projektvezető kezdeményezői és moderátori szerepkört tölt be és gondoskodik arról, hogy a szakmai kérdésekben az érintett kollégák gyorsan egyezségre jussanak. Egy érdekes aspektusa a feladatnak, hogy a résztvevők személyiségtípusaikat tekintve is különbözőek lehetnek. Van olyan típus, akinek a strukturált gondolkodás és munkavégzés a komfortosabb, míg mások sokkal spontánabban állnak a dolgokhoz.
Egyeseknek fontosak az adatszerűségek, tények, tapasztalati értékek, mások sokkal intuitívabbak. A moderátori szerepkörben ezeket a különbözőségeket érdemes figyelembe venni és kezelni a hatékonyság érdekében. A projekt tervezéséhez és kontrollingjához manapság elengedhetetlen megfelelő IT eszközök használata. Ezekből funkcionalitás, használati könnyűség, integráltság tekintetében is széles paletta áll rendelkezésre, céges alkalmazás szempontjából érdemes/szükséges a használati egységességre való törekvés. Szintén ezt szolgálja a szerepkörnek megfelelő kompetenciákat fejlesztő projektmenedzsment képzések tartása, ami segít az azonos értelmezés, közös szemléletmód és gyakorlat kialakításában.
Elkészült a projektterv, mi a következő lépés?
A fentiekben vázolt komplex projekttervet a tervezést végzők közös eredményként kezeljük, amihez mindenki hozzájárult a saját kompetenciájával. Az elkészült tervet mindenképpen jóvá kell hagyatni a megbízóval/szponzorral, hiszen a véglegesen kialakult tervezett állapot és számszerűségek eltérhetnek a projekt indításakor jóváhagyott becslésektől. Jóváhagyás után ez a tervezett állapot lesz a végrehajtás alatti monitoring-kontrolling, a terv-tény összehasonlítások alapja, amit úgy is hívunk, hogy alapterv (baseline).
A projektterv módosítása
A végrehajtási és kontrolling ciklus során majdnem minden projektben változások következnek be, azonban erősen projektfüggő, hogy ezek a változások milyen mértékűek. Lehet olyan helyzet, amikor már nem érdemes az eredeti alaptervvel összevetni a megvalósulási állapotot, akkorák lesznek az eltérések. Ilyen esetben jóváhagyói döntés alapján a tervet aktualizáljuk, új alaptervet hozunk létre, ami technikailag újratervezést és új alapterv létrehozását jelenti. A továbbiakban ez lesz a projektkontrolling alapja. A nagyobb PM támogató eszközök, szoftverek lehetőséget adnak több alapterv elmentésére, így a projekt zárásakor, értékelésekor is vissza tudunk tekinteni a tervezett állapot menetközbeni változására és annak mértékére.
Összegzés
Bármelyik módszertani megközelítést választjuk az adott projektre, mindegyikre jellemző, hogy a tervezési eszköztár általában kidolgozva rendelkezésre áll. Nagyban támogatja és erősíti egy adott vállalat projektmenedzsment képességét és sikerességét, ha kidolgozásra kerül egy testreszabott „házi” módszertan. Ez a módszertan a különböző projektméretekre, komplexitásokra ajánlásokat, előírásokat tartalmaz az alkalmazandó tervezési folyamatokra, és részletesen tárgyalja azok alkalmazandó technikáit, eszközeit. A projektmenedzsment és a projektvezetői sikeresség egyik záloga a tervezés alapossága, kiterjedtsége és minősége. Ezért érdemes erre nagy, de legalább is megfelelő fókuszt, időt és erőforrást biztosítani. Ennek látszólag ellentmond a mai gyorsan változó külső és belső környezet, a sürgetettség érzete, de ezeket a megfelelő módszertan választásával és minőségi alkalmazásával kezelni lehet.
A projekttervezéshez manapság számos szoftveres támogatás rendelkezésre áll, melyeken keresztül jól elsajátíthatóak a projekttervezés lépései. Ezért alakítottuk ki Projekttervezés és kontrolling MS Project® szoftverrel képzésünket, ahol hallgatóink az elejétől a végéig megismerhetik a projekttervezés lépéseit. Ismerd meg miképp lehet úgy elindítani egy projektet, hogy a lehető legkevesebb meglepetés érjen a projekt során!
