Minden jól működő vállalatnak létezik egy hosszú távú stratégiája, mely rögzíti a szervezet célkitűzéseit, meghatározza a célok megvalósuláshoz szükséges erőforrásokat és a fontos fejlesztési akciókat.
A vállalati stratégia a vállalat értékteremtő funkcióján keresztül valósul meg, amelyet a projektportfólió-menedzsment alkalmazásával és fejlesztésével erősíthetünk, fokozhatunk.
A projektportfólió-menedzsmentnek üzleti hozzáadott értéke van, amelyet egyre több vállalat ismer fel, így rohamosan nő hazánkban is a projektportfólió-menedzsment alkalmazása. A szemlélet, majd a módszertani rész a 2000-es évek elején kezdett el kialakulni a profitorientált, multikulturális cégek körében, amelynek komolyabb IT-támogatása 2005-2010 közé datálódik. Magyarországon követő jelleggel jelent meg a portfólió menedzsment a 2010-as évek elején, először a nagy, multinacionális cégeknél, de a kisebb, privát vállalatoknál is működnek kezdetleges megoldások.
Mi a portfólió jelentése és hogyan működik a projektportfólió-menedzsment?
A portfólió jelentése projektkörnyezetben
A portfólió angol eredetű szó, melynek jelentése aktatáska, irattartó. A pénzügyben egy kosárként tekintünk a portfólióra, amelyben különböző kockázatú, hozamú és időtartamú pénzügyi eszközöket és megoldásokat tartunk. A vállalat alapvető kockázatvállaló képessége és/vagy kockázatkereső magatartása határozza meg, hogy ezeket a pénzügyi elemeket hogyan keveri egymással úgy, hogy a kitűzött cél érdekében a legnagyobb profitot generálja az adott időtartamban. A projektportfólió-menedzsment értelmezése hasonló, mint amit a pénzügyi jelentés alatt értünk. A cél az, hogy az üzleti értéket maximalizáljuk, így a portfólióba azok a projektek kerülnek, amelyeket erre érdemlegesnek tartunk. A PMI (2017) hivatalos definíciója szerint a projektportfólió (PPM) projektek, programok és egyéb, projektszerűen végrehajtott feladatok csoportja, amelyek valamilyen szempontrendszer szerint kerülnek kiválasztásra. A portfóliómenedzsment a projektek közös felügyeletét és irányítását jelenti, melynek fő céljai:
- az üzleti érték maximalizálása: olyan projekteket indítunk tudatosan cég szinten, amelynek az üzleti megalapozottsága és a várható eredménye a legnagyobb
- a teljes portfólió összkockázatának minimalizálása: célunk, hogy megtaláljuk az optimális egyensúlyt a fejlesztések és a piaci jelenlét között, és kialakítsuk a fejlesztési és piaci projektek egészséges ötvözetét
- a kritikus erőforrások optimalizálása: a humán és az anyagi típusú erőforrások menedzsmentje.
Mikor fontos a projektportfólió-menedzsment?
A projektportfólió-menedzsment iránti igény akkor jelenik meg, amikor megnő a projektek elemszáma, így szükségessé válik egy olyan teljeskörű rendszer bevezetése, amelyben kezelni tudjuk a projekteket és látjuk az egyes projektek üzleti hozzáadott értékét. Azonban kiemelten fontos, hogy megteremtsük a PPM feltételeit és módszertanilag egységesen kezeljük projektjeinket. Ahhoz, hogy legyen egy hatékony portfólió kezelésünk, szükségünk van egy már jól működő és vállalati szinten azonosan értelmezett projektmenedzsmentre. Gyakori hibának számít, ha hiányos ennek az alapvető projektmenedzsmentnek a működése, vagy nem tudatos az egyes projektek elindítása vállalati szempontból. A projektportfólió-menedzsment abban az esetben sem működhet hatékonyan, ha nem konzisztens az adattartalom, így hibás adatok alapján hozhatunk hibás döntéseket. Mindemellett a portfóliómenedzsment legnagyobb buktatói közé tartozik az erőforrások tervezése és biztosítása, ugyanis nélkülözhetetlen a szükséges humán erőforrások és kompetenciák kapacitástervezése.
A projektportfólió-menedzsment folyamata és feladatai
Mikor lehet sikeres a projektportfólió-menedzsmentünk? Első sorban akkor, ha elértük a kitűzött célokat, amelyeket különböző folyamatcsoportokkal támogatunk. A folyamatcsoportokat a kezdeményezési, tervezési, végrehajtási és optimalizálási folyamat négyese alkotja, amelyet körülvesz egy monitoring és kontrolling ciklus.
Amikor a vállalaton belül kialakítunk egy portfólió kezelést, akkor első lépésben ki kell dolgoznunk a módszertani modelljét, valamint, hogy milyen felelősségi körök és szintek kapcsolódnak az adott projektekhez és portfólióhoz. Ezután egy priorizálási szempontrendszert és kategóriarendszert alakítunk ki hozzá, majd elkezdődhet a tervezési folyamat. A tervezés során rögzítjük egy adott időszakra az éves célokat, majd a végrehajtás után felülvizsgáljuk a célok teljesülését.
Abban az esetben, amikor nem teljesülnek a kitűzött céljaink, az optimalizálási folyamatcsoporton belül finomítani tudjuk az egyes szempontokat és kategóriákat. Egy egyszerű példát tekintve, ha nem volt megfelelő a portfólió kiegyensúlyozottsága, új szempontokkal tudjuk kiegészíteni az előre meghatározott listánkat és át tudjuk alakítani az egyensúlytérképet.
A portfóliómenedzsment feladatai:
- a portfólióban lévő projektek kontrollálása és felügyelete
- döntési helyzetek esetén a projektek priorizálása
- folyamatos kockázat- és problémakezelés
- erőforráshiány esetén a projektek leállítása, felfüggesztése
Program- és projektportfólió menedzsment képzés
A program- és projektportfólió menedzsment képzésünk olyan szakemberek számára ajánlott, akik rendelkeznek projekt- vagy programvezetés terén gyakorlati tapasztalattal, illetve kiemelt szerepvállalók a szervezeti projektmenedzsment működésében. A tréningen bővebben bemutatjuk a projektportfólió-menedzsmenthez kapcsolódó fogalomrendszert, bemutatjuk a teljes folyamatmodellt és annak részleteit, valamint részletesen ismertetjük a portfóliómenedzsmenthez kapcsolódó szerepköröket, feladatokat és felelősségeket.
Összegzés
A projektportfólió-menedzsment Magyarországon a 2010-as évek elején kezdett el meghonosodni, ugyanis a vállalatok felismerték, hogy átfogó megoldásra van szükség a projektek optimális menedzseléséhez. A PPM fő céljai közé az üzleti érték maximalizálása, az összkockázat minimalizálása és a kritikus erőforrások optimalizálása tartoznak, amelyek a stratégiai céloknak megfelelően kerülnek kitűzésre. Program- és portfoliómenedzsment képzésünkön minden gyakorlattal rendelkező szakember elsajátíthatja azt a szükséges háttértudást, mely nélkülözhetetlen a sikeres projektportfólió-kezeléshez.
