A mostani helyzetben úgy lehetünk sikeresek, ha alkalmazkodunk a változásokhoz, a változó környezethez, és megtanuljuk azokat hatékonyan kezelni. Ehhez ad támpontot egy egyszerű modell, ami a világ erősödő változékonyságára, bizonytalanságára, komplexitására és többértelműségére utal. Ez a fajta környezet új kihívásokat jelent, ami leginkább talán a projektmenedzsment, projektben működés és tanulás (projektvezetői készség fejlesztése) területén nyilvánul meg.
Azok a szervezetek fognak hosszú távon fennmaradni, amelyek el tudják fogadni az előre nem látott változást, képesek megérteni és kezelni a komplex problémát, és mernek kockázatot vállalni.
A régebbi tudásokra és rutinokra épülő működés ma már egyre kevésbé eredményes, vállalati környezetben új szervezeti és projektmenedzsment igények jelentkeznek (lásd agilitás), és felértékelődik a soft skillek szerepe, ráadásul a digitalizáció gyorsulásával egyre inkább virtuális együttműködésben.
Egyre sürgetőbbé válik a projektmenedzsment érettség hatásterületeinek tudatos fejlesztése és a projektkultúra mélyítése.
A projektmenedzsmentről röviden
A PMI (Project Management Institute) definíciója szerint a projekt egy időben behatárolt erőfeszítés egy egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény létrehozása céljából.
A rövid definícióból is kitűnik, hogy a projektek vezetése a hagyományos funkcionális vezetéstől erősen különbözik.
A projektek mindennapi magánéletünk és szervezeti tevékenységünk részeivé váltak, mégis a mai napig többfajta értelmezés létezik.
Vállalati környezetben a projektek hatékony kezelésének tudása és módszertana az időben egyre ismertebbé válik, de az adott célfeladathoz illeszkedő módszertani eszköztár kiválasztása és működtetése sokszor hiányérzetet kelt. Ebben a különbözőségben komoly szerepet játszik az adott szervezet projektmenedzsment érettsége: egy funkcióalapon felépülő és működő szervezetnél teljesen más módon fejti ki hatását a projektmenedzsment, mint egy projektorientált vállalatnál.
Ezért érdemes ismerni a szervezeti környezetet, és annak megfelelően működtetni a projektmenedzsmentet is.
Projektmenedzsment módszerek és technikák
A projektek eredete sokkal régebbre vezethető vissza, mint azt gondolnánk. Már az ókorban olyan tudatosság jellemezte az egyiptomi piramisok építését, amely többek között az elvárt eredményekre és az erőforrásigényre vonatkozott.
Az első komplett projektmenedzsment módszertanként jött létre a vízesés modell a 60-as, 70-es években. A vízesés modell fókuszában a gondosan előállított terv megvalósítása áll, amit folyamatosan követni tudunk. A modell alapelve, hogy a projektben elvégzendő tevékenységeket különböző fázisokra osztjuk, ahol a következő szakaszra csak akkor léphetünk tovább, ha az előzőt már felülvizsgáltuk és elfogadtuk. A módszertan kiválóan alkalmazható abban az esetben, amikor az ügyfél elégedettsége kiszámítható, pontosan tudjuk, hogy milyen eredményt vár el.
A prediktív jellegű vízesés modellel szemben az agilis módszertan fókuszában az értékteremtés és az ügyfél elégedettsége áll. A dinamikusan változó környezetben az ügyféligények is változnak, amelyekhez alkalmazkodnunk kell. Az agilis működés során nincs egy olyan kész tervünk, amit követni tudunk, folyamatos az újratervezés.
Míg a vízesés modellben a projektmenedzser erős kontrollt gyakorol, addig az agilis projektmenedzsmentben különböző szerepek vannak, így egy erősen fókuszált, összetartó és keresztfunkcionális csapat felel a megvalósításért.
A vízesés modell és az agilis működés előnyeit az iteratív metodika egyesíti, amely egyszerre stabilnak és rugalmasnak mutatja magát. Ebből kifolyólag a módszertan fázisok mentén gondolkodik, mindig előre tervez, de a változásokban nem teljesen rugalmatlan. Az iteratív működés során a fókusz az ügyfél elégedettségén van, amelyet egy kiszámítható, előre tervezett úton érünk el.
A projektmenedzsment fejlesztésének kihívásai
Ahhoz, hogy a szervezeten belül kialakuljon és szélesedjen a projektkultúra, változások szükségesek, amelyek olyan építőkövek fejlesztését célozzák, mint rendszerek, folyamatok, struktúrák és kompetenciák. Az alapvető cél a szervezeti projektmenedzsment érettségfejlődése, amelynek kiemelkedő üzleti hozzáadott értéke van a normál működéshez képest.
A szervezeti projektmenedzsment-képesség fejlesztési kulcsterületei, dimenziói a következők:
- Projektmenedzsment kompetencia, amely magába foglalja a projektvezetők módszertani és vezetési ismereteit, a projekttagok, valamint a megbízók projektmenedzsment ismereteit. A legalapvetőbb probléma és kihívás egyben a kevésbé projektérett szervezeteknél, hogy az azonos szerepkört betöltő munkatársak teljesen eltérő kompetenciaszinttel rendelkeznek. Ezért kulcsfeladatunk, hogy olyan tudásmenedzsment gyakorlatot hozzunk létre a szervezeten belül, ahol célunk, hogy ezeket a kompetenciákat szerepkörönként egységesítsük, minél magasabb szinte emeljük.
- A következő dimenzió maga a szervezet, azaz hogyan néz ki egy tipikus projektszervezet, annak milyen feladatai, szerep- és felelősségkörei vannak. Ahogy változtatjuk, fejlesztjük a projektmenedzsmentet, úgy erősödnek a döntési felhatalmazások a szervezeten belül, amelyek konfliktusokat eredményezhetnek a szervezeti középvezetők és a projektmenedzserek között. A projektmenedzsment-érettség fejlesztésének egyik kulcskérdése a szervezeti attitűd, amely rendkívül széles skálán mozog, a nyílt tagadótól egészen az elkötelezett támogató attitűdig. Ha a szervezeti attitűd nem támogató jellegű, akkor ez a hatásterület az, ahol a legnehezebb előre haladni és elérni a kívánt projektmenedzsment érettséget.
- A módszertani folyamatok területén a projekt- és portfóliómenedzsment módszertanok megléte, a sztenderd eljárások definiálása és az előírt dokumentumok, sablonok használata mutatja a projektmenedzsment-érettség szintjét.
- Végül, de nem utolsó sorban a digitalizáció és az infrastruktúra fejlődése is hozzájárul a projektmenedzsment-érettség kívánt szintjéig. Ez a terület az IT támogató eszközök használatát foglalja magába, azt, hogy ezeknek milyen az integrációs szintje egymáshoz, és a már meglévő vállalatirányítási rendszerhez.
Ha ezt a négy kulcsterületet átlátjuk és fejlesztjük, akkor mélyülhet és szélesedhet a projektkultúra a szervezeten belül. Ehhez szükséges többek között a vezető leaderi magatartása, amely a támogatói attitűd felé vezeti a projekttagokat.
Vezetői tréningek a Szinergiánál
A Szinergia Kft. több mint 26 éve foglalkozik -vállalati, szervezeti tanácsadási tevékenysége mellett- projektmenedzsmenthez kapcsolódó képzésekkel.
Cégünk képzési palettája lefedi a projektmenedzsment tudás és készségfejlesztés összes területét, nagyon nagy elismerés számunkra, hogy Magyarországon elsőként kaptuk meg a PMI-ATP (Project Management Institute – Authorized Training Partner) minősítést.
Gyakorlatorientált, valós, ügyféloldalon szerzett tapasztalatokon alapuló tréningekkel támogatjuk az egyéneket és szervezeteket a fejlődésükben:
- Tradicionális projektmenedzsment tréningek: projekttagi, projektvezetői és felsővezetői gyakorlatorientált, esettanulmányokon alapuló módszertani képzések.
- Agilis tréningek: szemléletformáló, gyakorlati, vezetői feladatokra és szerepre (Product Owner, Scrum Master) felkészítő tréningek.
- Vizsgafelkészítő képzések: az amerikai Project Management Institute (PMI) nemzetközi minősítéseinek megszerzését támogatjuk intenzív képzésekkel: szenior projektmenedzser (PMP), junior projektmenedzser (CAPM), üzleti elemző (PBA) és agilis eszköztárban jártas projektvezető (ACP) részére.
- Készségfejlesztő tréningek: munkatársak, projektvezetők és szervezeti vezetők vezetési ill. „soft” készségeit, képességeit fejlesztjük speciális témákban (pl. személyiségtipológiák célzott használata), ill. komplex módon (vezetőfejlesztési moduláris kompetenciafejlesztés).
Képzéseinket nyílt jellegű, időponttal meghirdetett, valamint kihelyezett, testreszabott formában egyaránt tartjuk.
A széles palettából olyan képzést érdemes választani, ami megfelel a jelentkező saját fejlődési igényének, karrier elképzeléseinek, vagy éppen a szervezeti elvárásoknak.
Összegzés
Napjaink dinamikusan változó környezete megköveteli a felmerülő igényekhez való alkalmazkodást, az új projektmenedzsment kihívásokra való reagálást. Annak érdekében, hogy hatékony és sikeres legyen a vállalati működésünk, tudatosan kell kezelnünk projektjeinket.
Előfordulhat, hogy a projekteket nem tudjuk megfelelő eredménnyel megvalósítani. Ebben az esetben az említett négy kulcsterület felülvizsgálata, majd fejlesztése vezetheti el szervezetünket a kívánt célig.
Honlapunkon lehetőséget biztosítunk a projektmenedzsment érettségi felmérés kitöltésével minden válaszadónak egy egyéni, díjmentes konzultációs alkalomra, ahol lehetőség nyílik az érettség növeléséhez szükséges teendők részletes átbeszélésére.
