Változásmenedzsment: Az Ön cége felkészült a változásokra?

Életünk során több olyan helyzettel találkozunk, amelyek bizonytalanságot rejtenek magukban. Egy dolog azonban szinte mindig biztos: a változás. Ha csak egyszerű, mindennapi példákat tekintünk, létezésünk minden egyes szakaszát változások jellemzik.

Amikor óvodából iskolába kerül az ember, ha új családtaggal bővül a család, vagy ha el kell térnünk a megszokott rutinunktól. 

Vannak, akik könnyen alkalmazkodnak a változásokhoz, de vannak olyanok, akik nehezebben fogadják be az újat. A változás azonban nem csak a személyes életünket jellemzi, hanem jelen van a szervezetek, vállalatok életében is. Bejegyzésünkben a személyes példáktól elrugaszkodva vezetjük be olvasóinkat a szervezeti változásmenedzsmentbe.

Változásmenedzsment fő lépései | Szinergia Blog

A változásmenedzsment szerepe

A változásról alapvetően azt gondoljuk, hogy egy rossz dolog, ami diszkomfort érzetet kelt bennünk. Azonban egészen addig, amíg nem a lehetőséget látjuk benne, nem tudunk felkészülni rá, és nem tudjuk kiélvezni a változás nyújtotta eredményeket sem. 

A változással kapcsolatos ellenállás alapjában véve abból fakad, hogy mi, emberek ragaszkodunk a megszokásokhoz. Ahogy a mondás tartja, járt utat járatlanért el ne hagyj. Azonban, ha jelentősen megváltoznak a körülmények, erről az útról le kell lépnünk annak érdekében, hogy továbbra is sikeres és eredményes legyen a működésünk. 

A szervezetben bekövetkező változást előmozdíthatja egy új technológiai fejlesztés, a digitalizációra való átállás, de akár egy új kolléga is. Egy új munkatárs eltérő ismeretekkel és szemlélettel rendelkezhet, mint a szervezetben dolgozó régi motorosok. Ennek köszönhetően máshogy szemléli és vizsgálja a cégen belüli folyamatokat, nem ritka eset, hogy megkérdőjelezi azok helyességét, hatékonyságát. Ez elindíthatja a változást a szervezet életében, amihez megfelelő kommunikáció szükséges mind a beosztottak, mind a vezető részéről.

Kommunikáció a változásmenedzsmentben

A kommunikáció kétféleképpen mehet végbe a változáskezelésben. Az egyik, amikor ösztönösen reagálunk a változásokra, hirtelen felindulással kezeljük az eseményeket. Ebben a helyzetben gyakran megijedünk az új folyamatoktól és nem megfelelően orvosoljuk a problémát. Ilyenkor általában ösztönünkből fakadóan felelőst keresünk a szervezetben. Gyakran a vezető nyomást gyakorol beosztottjaira, amelynek hatására kialakul az ellenállás, így a folyamatok nem mozdulnak egyik irányból a másikba.

A vezető feladata, hogy felismerje a  változási helyzetet és lépéseket tegyen a változás érdekében. Ennek alapja a tudatos kommunikáció lesz. Be kell vonnia a beosztottjait, közösen kell kideríteniük, hogy mi az elégedetlenség oka. Egyszerű, világos állításokat szükséges megfogalmazni, hogy az elégedetlenség a jelenlegi helyzettel könnyen kezelhető legyen. Tapasztalataink szerint minél több embert kell bevonni a változástervezésbe, így csökkenthetjük az ellenállást.

Az elérendő állapot közös kitűzése, annak eléréséhez projekt indítása és tervezése hozzásegít a sikerhez.  Ennek az egyik legjobb eszköze, ha folyamatos visszajelzést küldünk a csapatnak arról, hogy hogyan haladunk, az eredményeket időközönként kommunikáljuk munkatársaink felé. A kommunikációnak minden esetben nyíltnak, őszintének, támogatónak és kétirányúnak kell lennie, széles körű bevonással, az eredményeket elismerő és jutalmazó magatartással.

A változásmenedzsment folyamata

A változásmenedzsment egyik legfontosabb tényezője, hogy a változásnak alapvetően felülről lefelé kell történnie és minden esetben fontos, hogy a vezető elköteleződjön a változás mellett. Az alulról fölfelé történő kezdeményezés hasznos, hogy a vezető felmérje az elégedetlenség szintjét és a változás élére állhasson. 

A változási folyamat során a szervezet általában három csoportra osztható. Az elsőbe az early bird-ök tartoznak, akik hamar felismerik, hogy alkalmazkodni kell a megváltozott körülményekhez. A második csapatot a megfontoltak alkotják, akik a változás oldalára állnak. A változás sikeréhez ez a csoport el kell, hogy érjen egy kritikus tömeget.   A harmadik csapatba tartoznak a hosszú távú ellenállók. Sok szervezet elköveti azt a hibát, hogy az utóbbi csapatra fordítja az energiát. Azonban ehelyett érdemes az early-bird-ökkel és a megfontoltakkal foglalkozni, hogy elérjük a kritikus tömeget. Ekkor az ellenállók nagy része átáll a változást támogatók oldalára.

A változásmenedzsment fontos kérdése, hogy valóban felismerjük-e azt a környezetváltozást, ami változást igényel. Vonjuk be a csapatot a célok kitűzésébe és az oda vezető út megtervezésébe. Alapjában véve a változást egy projektként kezeljük. Meg kell határoznunk, hogy ki lesz a projekt a vezetője és tagjai. A változásmenedzsment során a fő feladat az, hogy új célokat tűzzünk ki és magunk mellé pedig egy támogató csapatot állítsunk. 

A változáskezelést az öt lépcsős, 5L modell szemlélteti:

  1. Elégedetlenség: Ha nem elég nagy az elégedetlenség és nem közös, nem lesz változás a szervezet életében.

  2. Elképzelés a jövőről: Közös célokat kell kitűznünk magunk elé, el kell képzelnünk, hogy mit szeretnénk elérni, milyen folyamatokon szeretnénk változtatni.

  3. Első lépés: Meg kell tennünk az első lépéseket, amelyek a változási folyamathoz szükségesek, őszinte és nyílt kommunikációval.
     
  4. Ellenállás: A változással szembeni ellenállás visszahúz bennünket. Addig, amíg a változás irányába ható erő kisebb, mint az ellenállás, addig nem történhet változás.

  5. Elköteleződés: A közös elégedetlenség, elképzelés a jövőről, az első lépések megtétele, valamint az ellenállás lecsökkentése együttesen válthatja ki az elköteleződést a változás mellett.

A változásokra való felkészülés a Szinergiával

A Szinergiánál a változásokat projektként kezeljük. A projekteknek világos célja és folyamata van. Meghatározhatók a költségek minden projektnél így egy változás esetén is. Azonban nem elég a változás üzleti részével foglalkozni, fókuszálni kell a csoportdinamikára is.

Ezért a Szinergia tevékenységei között a változás nem csak egy projekt folyamatot jelent, ugyanis a változásmenedzsment az összes szolgáltatásunkat érinti A vállalatok életében akkor beszélünk változási helyzetről, ha például új vezető kerül a szervezet élére vagy új tevékenységet vonnak be a működésbe. Az agilis transzformáció vagy a hibrid működési rendszer bevezetése is éppúgy szervezeti és egyéni szintű változásmenedzsmentet igényel.

változásmenedzsment képzésünk egy két napos tréning, ahol elsajátítható mind az elméleti, mind a gyakorlati tudás, a változások emberi, csoportdinamikai és folyamatkezelési szempontjai, amelyek szükséges a változások sikeres kezelésére. A képzések mellett tanácsadás igénybevételére is lehetőség van, amelynek keretén belül segítünk a változással kapcsolatos ellenállás csökkentésében, a teljes folyamat sikerre vitelében.

Összegzés

A változásmenedzsment egy olyan komplex folyamat, amelyet egy projektként érdemes kezelni. A megfelelő kommunikáció és a célok világos meghatározása nélkül azonban ellenállásba ütközhetünk, amely ellehetetleníti a folyamatot. Az ellenállás leküzdése érdekében érdemes végig gondolni az 5L modellt, amely segíti a szervezet tagjait a változás melletti elköteleződésben. Ezen az úton trénereink, tanácsadóink segítik a szervezetet, változásmenedzsment képzésünkön a tapasztalatainkat, gyakorlatunkat adjuk át a résztvevőknek. 

Kapcsolódó szolgáltatások

Kapcsolódó blogbejegyzések