A lean filozófia alapja az 1950-es években, Taiichi Ono által kidolgozott Toyota Termelési Rendszerre épült, melynek részeként azonosított az oly sokszor hivatkozott „7 veszteség” is.
A lean filozófia a folyamatokból történő veszteségek eltávolításán, valamint az emberek iránti tiszteleten alapszik. A rendszer kialakításakor paradigmaváltásként hatottak ezek az alapelvek. Az új megközelítés szerint egyvállalat legnagyobb értékét az ott dolgozó emberek jelentik. Az irántuk tanúsított tisztelet és megbecsülés hozzájárul a közös felelősségvállaláshoz, mely a fejlesztések sikerességét garantálja.
A lean megközelítés szerint, ha veszteség jelentkezik a rendszerben, a hibát nem a kollégákban, hanem a folyamatokban kell keresni. A folyamatok javításához szükséges tudás és tapasztalat pedig épp náluk van meg. Amennyiben sikerül elsajátítanunk ezt a típusú szemléletet, valamint átültetnünk a gyakorlatba is, javíthatjuk a munkahelyi légkört, csökkenthetjük a fluktuációt és növelhetjük a szervezetünk termelékenységét. A hatás pedig nem csak vállalaton belül, de kívül is jelentkezni fog. Az ügyfelek és a partnerek megítélése is javulni fog, mellyel együtt egy fenntartható és sikeres vállalatot tudunk működtetni.
Lean szemlélet
A Lean megközelítés egyszerre jelent egyfajta
- filozófiát, mely a folyamatos fejlesztésen és az újításon alapszik;
- szemléletet, mely az ügyfelek igényire fókuszál;
- módszert, amely a fejlesztéshez, javításhoz ad segítséget;
- és eszközök tárházát, amelyek az említett fejlesztéseket, változásokat mozgatják.
A Lean jelentése egy olyan „karcsú rendszerre” utal, melyben a végső cél az ügyfélértékérzet maximalizálása, mely a veszteségek csökkentésével és megszüntetésével érhetünk el.
A szemlélet lényege tehát a pazarlás formáinak megszüntetése. Ahhoz, hogy sikerrel járjunk el, a Leanre egységes keretrendszerként kell tekintünk, nem pusztán fejlesztési módszertanként. Az ügyfélfókusz a szervezet gondolkodásának egyik alapeleme kell, hogy legyen. Arra figyeljünk, ami ügyfeleink számára értékteremtő, hiszen vásárlóként is csak azt vesszük meg, ami értéket jelent számunkra. A pazarlás felszámolása érdekében tanulmányoznunk kell a működésünket, a folyamatainkat és a tevékenységeinket, hogy meg tudjuk állapítani, hol jelentkeznek a veszteséget okozó pontok. A megközelítés egyik kulcs mondata a ’Go to the Gemba!’, ami azt jelenti, hogy menjünk ki a terepre, legyünk jelen, saját szemünkkel nézzük meg a fejleszteni kívánt folyamatokat működés közben.
A szemlélet és a megközelítés sikerességét befolyásolja még a rendszer fenntarthatósága. A folyamatos fejlesztés kultúráját kell meghonosítanunk, ha Lean szemléletben szeretnénk működni. A fejlesztéseknek organikusnak, rendszerezetteknek kell lenniük, hiszen a változások akár szervezeten kívül, akár belül, állandóan jelen vannak, ezért egy stabil, de dinamikus és egyben adaptív rendszert érdemes kialakítanunk.
A Lean módszert a gyártás optimalizálása során találták ki, azonban mára már ennél szélesebb körben alkalmazott szemlélet. Különböző szolgáltatás tervezési és design projektekben is használhatók mind a módszerek, eszközök és maga a filozófia is. Mérettől függetlenül azon szervezetek számára lehet hasznos, akik folyamatokon keresztül értéket (legyen ez termék vagy szolgáltatás) adnak fizetőképes ügyfeleknek.
Annak érdekében, hogy a fejlesztést és munkát végző kollégák felelősségteljes partnerként vegyenek részt a sikeres folyamatok kialakításában és fenntartásában, foglalkoznunk kell a kulturális és szemléletbeni tényezőkkel is. Továbbá, ki kell választanunk a megfelelő módszertanokat, melyek a szervezetünk tevékenységéhez és fejlesztési céljainkhoz legjobban passzolnak.
Gyakran és jól használható módszer például az értékáram térképezés és elemzés. Ez a módszer egyszerre bír diagnosztikai értékkel és egyben fejlesztési tervként is használható. Értékáram elemzésnél felmérjük, hogy adott folyamatban, melynek végén értéket adunk ügyfeleinknek, milyen lépések sorozatán jutunk el a kimenetig. Elemezzük, hogy az elvégzendő lépések mennyire szükségesek, mekkora értéket adnak hozzá a végső outputunkhoz, vagy éppen mennyire feleslegesek. Az így keletkező térképünkből jól kivehetővé válnak a veszteségek forrásai. Ezáltal a jövőbeni folyamat állapotának tervezésekor már tudjuk, hogy kizárólag a szükséges és az értékteremtő tevékenységeket építjük be tervünkbe.
A legtöbb Lean módszertanhoz megbízható adatokra is szükségünk van, hiszen következtetéseinket, fejlesztéseinket nem javasolt csak megérzésekre építeni. Az aktuális állapotok feltérképezéséhez érdemes adatpontokat kialakítani, méréseket végezni, hiszen a fejlesztések sikerességét is csak valamihez mérten tudjuk meghatározni. A Leanben gyakran mérünk átfutási, várakozási és ciklusidőket, mely értékek segítenek nekünk a fejlesztési célok meghatározásában és mérésében.
Milyen előnyökkel jár a Lean menedzsment?
Egyszerűen fogalmazva a Lean egyik legnagyobb előnye, hogy ugyanazt a korábban elvégzett feladatot a folyamat javítás hatására rövidebb idő alatt képes teljesíteni a szervezet. Csökken tehát az átfutási idő, az üresjárat, a hibák száma és a veszteség, valamint nem utolsó sorban a költségek is. Ezzel szemben a produktivitás, az ügyfél elégedettség és a profit növekszik. Ezen előnyökből következtetni tudunk, hogy hogyan változik a szervezeti kultúránk, érettségünk és partnereink, kollégáink elégedettsége egy jól működő, sikeres rendszerben.
A folyamatmenedzsment és Lean alapjainak elsajátítása
A Lean fejlesztések kezdetben projektszerűen tudnak működni, míg a szervezeti szemléletformálás tart és a cég el nem éri a folyamatos fejlesztés állapotát. Ezen beavatkozások jelentős változással járnak, így a szervezeti változásmenedzsment és ellenálláskezelés mellett figyelmet kell fordítanunk arra is, hogy módszertanilag is fejlesztjük a kollégákat.
A Szinergia Kft. folyamatmenedzsment és lean képzései során módszertani betekintést nyújtunk a résztvevőknek a Folyamatmenedzsment és a Lean alapjaiba, elméleti és gyakorlati szinteken is, minta fejlesztési projektek szimulálásán keresztül. Ezen képzéseink során az egyéni és a szervezeti változáskezelésről és ellenállás kezelésről is szót ejtünk, hiszen emberek nélkül semmilyen módszertani fejlesztés nem lehet sikeres és fenntartható.
Az alapozó képzésünk mellett haladó módszertani képzést is ajánlunk azoknak, akik a területen dolgoznak, már ismerik a Folyamatmenedzsment alapjait és a Lean szemléletet, de módszertanilag szeretnének elmélyedni valamely Lean eszköz használatában.
Azoknak az ügyfeleinknek, akiknek folyamat szinten van szüksége támogatásra, ajánljuk Leanben képzett és tapasztalt kollégáinkat, akik tanácsadási alkalmak során tudnak személyre szabott támogatást nyújtani.
Összegzés
A Lean bevezetésének köszönhetően csökken a hibák száma, ezzel együtt a veszteség, valamint a költségek is alacsonyabbak lesznek. Ezzel szemben növekszik a produktivitás, az ügyfél elégedettség és a profit. Többek között a felsorolt előnyök miatt érdemes elgondolkodnia azon a szervezeteknek, hogy ezt a módszertant alkalmazza a működés során. Képzéseinken betekintést nyújtunk a Folyamatmenedzsment és a Lean alapjaiba, bemutatjuk a best practice gyakorlatokat, valamint kitérünk arra, hogyan érdemes a fejlesztésekkel együtt járó változásokat kezelni.
