KULTÚRA ÉS MŰKÖDÉS FEJLESZTÉSE EGY INFORMATIKAI KKV-NÁL

Egy KKV esetében a legfőbb kihívást az jelenti, hogy egy családias jellegű vállalkozás, amelyben nagy hangsúlyt kapnak a szokások és a viszonyok, egy tudatosan működtetett, ugyanakkor kultúrájában továbbra is barátságos szervezetté váljon. Csak egy racionálisan szervezett és irányított cég képes stabilan nyereséges módon fenntartani magát és növekedni. Fő feladatunk ilyen esetekben a szervezeti jövőkép, stratégia és működési normák tisztázása, és az ebből következő folyamatok, szerepek, felelősségek és hatáskörök tisztázása és pontos lehatárolása. Emellett a támogató rendszerek egységesítése és áttekinthetővé tétele, a pénzügyi gazdálkodás és szervezeti motivációs rendszerek nyereségességet támogató behangolása.

Alaphelyzet:

Egy kb. 20 főt foglalkoztató informatikai magyar kisvállalkozás azzal keresett meg minket, hogy támogatás kérnek a működés átvilágításában, a növekedés és üzleti eredményesség feltételeinek megerősítésében, valamint javaslatok kidolgozását a hatékonyabb működés érdekében. A helyzetfeltárást és a közös egyeztetéseket követően az alábbi megállapításokra jutottunk:


  • A tulajdonosok között nagy tisztázatlan feszültségek vannak
  • Ad-hoc kommunikáció minden témában
  • A részletekig szervezetlen működés miatt a folyamatok, feladatok, szerepek és felelősségek áttekinthetetlenek, a munkatársak pedig nagyon túlterheltek
  • A teljesítményhez kötött javadalmazás hiánya negatívan hat a motivációra
  • Teljesítménymérési eszközök és folyamatok hiánya ahhoz vezet, hogy senki nem elszámoltatható
  • Költségstruktúra differenciálatlansága, ezáltal nem átlátható pénzügyi gazdálkodás
  • Árképzés következetlensége

Megoldás:

A cél egy olyan működés megteremtése volt, ami hatékony, áttekinthető, és mindenki által követhető. Ezzel párhuzamosan elindítottuk viszonyok rendezését, és leraktuk a folyamatos kétirányú kommunikáció alapjait. Ennek érdekében a Megbízóval az alábbi témaköröket érintő negyedéves fejlesztési programot valósítottunk meg az alábbiak szerint:


  • Jövőkép, stratégia, működési normák tisztázása
  • A cég főfolyamatainak kialakítása és pontosítása
  • A tulajdonosi, vezetői funkciók szétválasztása, kölcsönös támogatási megállapodás
  • Kulcs munkatársakkal szembeni elvárások megfogalmazása
  • Javaslat az értékesítési rendszer átalakítására és gyors értékesítési beavatkozásokra
  • Javaslat a költségstruktúra változtatására
  • Javaslat az érdekeltségi rendszer átalakítására, valamint a motivációs rendszer felépítésére és működtetésére
  • Az attitűdváltást segítő kommunikációs anyagok: változáskezelés, asszertív kommunikáció és konstruktív visszajelzés, hatékony megbeszélések vezetése

Eredmények:

A fejlesztésnek köszönhetően az új céges normák és alapelvek körvonalazódtak, folyamatok, szerepek, felelősségek és határkörök tisztázódtak. A munkatársak a változás mellé álltak, és a tulajdonosok elkezdték tisztázni a köztük lévő feszültségeket. Elkezdődött a beosztottak bevonása a folyamatokba. Az új működés fenntartásához a módszertanon kívül kaptak a nyitott kommunikációs attitűdöt segítő anyagokat is. Ezáltal a szervezet folyamatos javulást célzó intézkedésekkel, fejlesztésekkel házon belül képes a hatékonyságát tovább növelni.

Összefoglaló tanulságként leszűrhető, hogy egy ekkora méretű szervezetnél mindenképp egyenlő arányban kell legyen a szervezeti – viszonyszintű és a működésbeli fejlesztés aránya.