SWOT elemzés alkalmazása a projektmenedzsmentben

"...egy SWOT kommandós emlékirataiból..."

A SWOT egy komplex helyzet-elemzési eszköz. Ha a jelenre alkalmazzuk, akkor a helyzet értékelését, a jó kiutat segíti, ha a jövőben gondolunk, akkor a tervezést és a stratégia alkotást támasztja alá.

A múlt elemzésekor is segítségünkre lehet a tapasztalatok összegzésében, rendszerezésében. Emellett azért is komplex, mert egyszerre tekint a hatókörünkön belüli és azon túli tényezőkre, illetve egyszerre figyel a negatív és pozitív hatásokra is. 

SWOT elemzés a projektmenedzsmentben

Éppen ezért nagyon gyakran használható az élet, az üzlet, a termék, a vállalkozás és a projektmenedzsment területén is. A projektmenedzsmentben leggyakrabban a tervezési fázisban, a kockázatelemzésnél, a végrehajtás mérföldköveinél és a projekt értékelésnél használjuk. A SWOT elemzés elsősorban önértékeléshez kapcsolódó módszer, mely az érintettek véleménye alapján képes egy gyors helyzetelemzést biztosítani számunkra. Fő célja feltárni a vizsgált tevékenység erősségeit, azaz a működésnek azokat az összetevőit, amelyeket magas színvonalon tud nyújtani a szervezet. Ugyanakkor célja rámutatni a gyengeségekre, vagyis azokra a területekre, amelyek nem kellően vagy nem kielégítően fejlődtek. A módszer segítségével számba vehetjük lehetőségeinket és buktatóinkat, illetve ezek összefüggéseit, külső és belső érintettek szerint. 

SWOT analízis

Belső erőforrások

ERŐSSÉGEK

Mit tudunk jól csinálni?

Mik a belső erőforrások?

GYENGESÉGEK

Mit kell erősítenünk?

Miben vagyunk gyengék?

LEHETŐSÉGEK

Milyen lehetőségek adódnak, azok milyen hatással, eredménnyel járnak?

VESZÉLYEK

Mi fenyegeti kívülről a sikerünket, a folyamat befejezését?

Külső tényezők

A SWOT elemzés lényege

A módszer lényege, hogy egy elméleti mátrixban összegyűjtjük és priorizáljuk a belső erőforrásokat az alapján, hogy melyek az erősségeink és a gyengeségeink, amelyekre tudunk hatással lenni, és melyek, amikre pedig nem.

A SWOT elkészítése többféle módszerrel is hatásos tud lenni, önálló munkától a közös ötletelésig, leggyakrabban azonban több módszert is vegyítünk, annak érdekében, hogy a legpontosabban meg tudjuk határozni az egyes pontok tartalmát. Ám a pontosságán túl a SWOT elemzése, kiértékelése tud igazán hatásos lenni. Elsősorban az analízis keresztelemzése ad számunkra fontos információkat, felhívja a figyelmet a sürgős teendőkre: 
  • Melyek azok az erősségek, amelyek találkoznak a külső lehetőségekkel? Erre támaszkodhatunk, nyithatunk új területeket, ezek a kitörési pontok.
  • Melyek azok az erősségek, amelyek segítségünkre vannak a negatív környezeti hatások kivédésében? Ezek fontos kihívások.
  • Melyek azok a gyengeségeink, amelyek akadályozzák a lehetőségek kihasználását? Ezek a fejlesztendő területek.
  • Melyek azok a gyengeségek, amelyek még ráadásul a negatív hatásokkal találkoznak? Ezek a kockázati elemek.
A SWOT-elemzés előnye, hogy könnyen és viszonylag gyorsan elvégezhető. Végrehajtása nem igényel előképzettséget. Ugyanakkor nagy létszámú csoportban a teljes elemzés elvégzése időigényes tevékenység lehet, amelynek teljes ideje alatt nehéz fenntartani az érdeklődést és a koncentrációt. Az elemzés kezdeti szakaszában gyakran kételkednek a résztvevők az eljárás hasznosságában, úgy vélik, hogy amúgy is elegendő, általuk már ismert információval rendelkeznek.

Az elemzés egyes lépései végezhetők kezdettől fogva csoportokban is, ahol az információk összegyűjtése „ötletroham” alkalmazásával is történhet. Ebben az esetben azonban egyes résztvevők kimaradhatnak a munkából, ami egyrészt információvesztést, másrészt az érdeklődés lanyhulását eredményezheti. Azért is szükséges a lehető legszélesebb kört bevonni a munkába, mert minél több oldalról és nézőpontból áll össze a tapasztalatokon, észrevételeken alapuló információtömeg, annál megbízhatóbb annak valóságtartalma.

A vélemények sokszínűek és szerteágazóak, esetenként nem egészen tárgyilagosak, ezért nehéz azokat összegezni. Főképpen, ha nincsenek súlyozva, és így a lényeges és a kevésbé fontos észrevételek egyenértékűen szerepelnek. Ezért a közösen végzett súlyozásnak kiemelkedő jelentősége van.

A módszer előnye, hogy az elemzés során olyan elemek is felbukkanhatnak, amelyek eddig nem tartoztak a vállalt célok közé, mégis fontos a szerepük.

Nehézséget jelenthet, hogy a belső elemzés során, különösen a gyengeségek számbavételekor nemcsak a terület ilyen jellemzőit gyűjtik össze, hanem a terület belső világából kilépve az egész rendszer problémáit fogalmazzák meg.

SWOT analízis- keresztelemzés

Belső erőforrások

KIHÍVÁSOK

(KOMMUNIKÁCIÓS KULCSPONTOK)

KITÖRÉSI PONTOK

(A PROJEKT FŐ ÜZENETEI)

KOCKÁZATI ELEMEK

(PARTNER KERESÉS)

FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK

(ALVÁLALLALKOZÓ, BESZÁLLTÓ KERESÉS)

Külső tényezők

Az elemzés lépései

A SWOT elemzés első fázisában gyakran már meg tudjuk határozni a gyengeségekre, veszélyekre adandó válaszokat, azok elkerülésének taktikáit. Illetve választ adhatunk az erősségek és lehetőségeknél felmerült ötletekre, innovációs kezdeményezésekre. Azonban az analízis során összegyűjtött információk összevetése, egymásra való hatásának keresztelemzése ad igazán komoly stratégiai szintű információt.  

A keresztelemzés során, összevetjük az erősségeket a külső lehetőségekkel, hiszen ezek találkozási pontjaiban a stratégia kitörési pontjai lehetnek. A gyengeségek és a külső veszélyek keresztelemzése pedig felhívja a figyelmünket, hogy milyen teendői, fejlesztendő területei vannak a szervezetünknek. Az erősségek és külső veszélyek metszéspontjában, olyan elemeket találhatunk, melyek esetleg elkerülhetők, gyengíthetők, ezek a fő kihívásaink. A gyengeségek és a külső tényezők közös részén található kockázati elemeknél pedig azt kell mérlegelnünk, miképp vagyunk képesek elkerülni, esetleg egy új partner bevonásával előnnyé kovácsolni azokat. 

Projektmenedzsment és a SWOT

A projektek általában piaci kihívásokra, a vállalatban felmerült problémákra adnak választ, így gyakran egy-egy projekt létrejötte már önmagában egy SWOT-elemzés eredménye. Ugyanakkor a projektek alapjainak meghatározása, szervezetének felállítása, céljainak pontosítása és eszközrendszerének, időhorizontjának meghatározásához is jó alapot tud szolgáltatni a SWOT elemzés. Ilyenkor fő cél meghatározni a projekt szervezetének, konzorciumának képességeit és lehetőségeit, amellett, hogy figyelemmel vagyunk veszélyeire és gyengeségeire. Ez alapján határozzuk meg a végrehajtási szervezet méretét, szabályait és választjuk ki a projektmenedzsment legmegfelelőbb módszertanát.

A projektek időnként előforduló elakadásai, nagyobb csúszásai, lényeges külső körülmény változása esetén jó eszköz a projektcsapat számára egy SWOT elemzéssel egybekötött közös gondolkodás. Tapasztalatom szerint segít a rendszert újraindítani, a mélypontból kilábalni.

A SWOT elemzés alkalmazásának egy érdekes és hasznos területe, amikor csupán egy termék, vagy egy szolgáltatás elemzésére vetjük be. Történhet ez akár egy fejlesztendő termék elemzésekor, vagy egy elkészült termék piaci bevezetésének megalapozására. Ezáltal segítve a marketing tevékenységet. Ebben az esetben érdemes szervezeten belüli és külsős, szakértő és felhasználó személyeket vegyesen felkérni az elemző csapatba. A keresztelemzés ilyenkor szinte kész munkatervet nyújt a csapatnak a biztonságos továbblépéshez.

A SWOT elemzés elkészítése már önmagában beavatkozás mert irányt ad a vezetői gondolatoknak, döntéseknek, meghatározza a projekt definiálásának alappilléreit. Ugyanakkor fontos, hogy a feltárt gyengeségek csökkentésére, kiváltására, az erősségek kiaknázására önálló akcióterveket készítsünk és azokat szisztematikusan hajtsuk végre, ám ez téma már átvezet a projektmenedzsment mindennapi ezköztárába.

Emellett egy projektvezetőnek fontos tudnia, hogy a SWOT mellett számos más kiváló elemzési módszer működik, COPS, PEST, Balanced ScoreCard, stb. melyeket összefüggő rendszerben kell értelmeznünk és integrált vezetői szemlélettel kell alkalmaznunk. A tapasztalatok alapján elsősorban a SWOT-hoz, mint egy komplex eszközhöz nyúl leggyakrabban egy veterán.

Kapcsolódó képzéseink

Kapcsolódó blogbejegyzések