Stakeholder menedzsment a projektek világában

A vállalati életben gyakran találkozunk projektekkel. A projektek pedig jellegükből adódóan gyakran megkívánják új szereplők bevonását, új igényeknek való megfelelést, ezért a stakeholder - menedzsment módszertanát a projektmenedzsment irodalom széleskörűen tárgyalja. De hogy mindent megtalálj egy helyen, az alábbi blogcikkben összefoglaltuk a témához kapcsolódó legfontosabb definíciókat, könyvrészleteket és hivatkozásokat.

Ha rábukkantál erre a cikkre, valószínűleg tudatosan kutattál a stakeholder menedzsment titkai után, mégis érdemes tisztázni a fogalom jelentését mielőtt mélyebbre ásunk.

A stakeholder szót magyarul „érdekeltnek” vagy „érintettnek” szokták fordítani. A magyar wikipédián nem találunk releváns szócikket e két szóra, míg az angol wikipedia két hasznos találatot is kiad stakeholder (corporate) és project stakeholder megkülönböztetéssel.

A vállalati érdekelt definíciója, miszerint „egy olyan csoport tagja mely nélkül a szervezet nem létezhetne” jól leírja az érintettek szerepének és a stakeholder-menedzsment fontosságát.
Versenyelőny
Azok a vállalatok, melyek megértették annak fontosságát, hogy tudatosan törekedjenek a jó kapcsolat kialakítására a velük kapcsolatban álló csoportokkal és más érintettekkel kevesebb kockázattal néznek szembe, megnő a támogatottságuk és üzletileg jobban teljesítenek. Az érintettek bevonása, problémájuk és érdeklődésük megismerése jobb termék- és szolgáltatásötleteket szül, hatékonyan csökkenti a költségeket és növeli a cég értékét, versenyelőnyt élveznek.
A vállalatok egyaránt meg kívánnak felelni a befektetői elvárásoknak (shareholder value), a vevői elvárásoknak (az ügyfél a király, vevőközpontú folyamatok), a munkatársak (employer branding), a közvéleménynek (társadalmi felelőségvállalás, CSR) és az egyre növekvő verseny és bonyolult gazdasági, szabályozói környezet kihívásainak. Bármelyik érdekelti csoport figyelmen kívül hagyása a vállalat versenyképességét és teljesítményét rontja.
Kulcsszereplők
A projektmenedzsment során az érintetti kört hasonlóan értelmezhetjük a fent leírtakhoz: „azok a személyek, csoportok vagy szervezetek, akik vagy amelyek hatással lehetnek a projektre, vagy akikre vagy amelyekre hatással van a projekt” (PMI-PMBOK 6.kiadás)
Ezen érintettek kulcsszerepet játszanak a munkánk eredményességének megítélésében. 

Ilyen érintettek általában: 

  • projektvezető
  • felsővezetés
  • projekt tagok
  • projekt vevői
  • erőforrásgazdák
  • felhasználók (eltérhetnek a vevőktől)
  • tesztelők, kísérleti csoport
  • projekt alvállalkozói
  • mindenki, aki a projekt haladása során érintett
  • mindenki, aki a projekt befejeztével érintett 

Nagyon fontos, hogy az érintetteket, az ő elvárásaikat és projekttel kapcsolatos hozzáállásukat projektenként azonosítsuk és elemezzük. Például a pénzügyi vezető tág felhatalmazást ad egyik projekt esetében, míg egy másik projektnél (például a várható kockázatok miatt) szorosabb beszámoltatást igényel. 
Néhány érintett csak korlátozottan képes befolyásolni a projektmunkát vagy az eredményeket; másoknak jelentős hatása lehet a projektre és annak várt eredményeire. Az elméleti kutatások és a nagy horderejű projektkudarcok elemzései kiemelték a projektérintettek strukturált azonosításának, priorizálásának és bevonásának fontosságát. A projektvezető és a csapat azon képessége, hogy helyesen azonosítják, és megfelelően bevonják az érintetteket a projekt során, okozhatja a különbséget a projekt sikere vagy kudarca között.

A siker esélyét növeli, ha a lehető leghamarabb megkezdődik az érintettek azonosítása a projekt elkezdése után.
(forrás: PMBOK 6.kiadás 13. fejezet) 

Érintettek és igényeik azonosítása

Akár vállalati folyamatokról, akár projekt érintettekről van szó, az érintett-menedzsmentet legalább két nagy lépésre, fázisra bonthatjuk (forrás ISO 21500:2012): érintettek és igényeik azonosítása, illetve az érintettek bevonása, „menedzselése”.

Az érintettek azonosítására és csoportosítására a leggyakrabban használt módszer a befolyás és érdekeltség szerinti kategorizálás. Amellett, hogy azonosítjuk a stakeholdereket akár név szerint, elhelyezzük a lenti keretben aszerint, hogy mekkora a befolyása és érdekeltsége a projekttel kapcsolatban.

Mint látható, az egyes stakeholderek különböző fokú bevonást és információmennyiséget igényelnek.

Ennek módszerei lehetnek például:

  • személyes megbeszélés
  • telefonhívás, webkonferencia
  • fókuszcsoportos megbeszélés
  • kérdőívek
  • persona alkotás
  • dokumentum elemzés (például törvényi előírások, írott vevői elvárások stb.)

Az így nyert információkat mindenképpen elemezzük és annak eredményeként:

  • iteráljunk, ha kell, menjünk vissza újabb egyeztetésre, pontosításra
  • adjunk visszajelzést, rögzítsük, hogy mi teljesül és mi nem az elvárások közül
  • módosítsuk a munkatervet, győződjünk meg róla, hogy az elvárásként megfogalmazott igényeket a közös munka során valóban kielégítjük
  • készítsünk kommunikációs tervet, ami megfelel az érintettek kommunikációs igényeinek

Ez inkább egy kampányszerű lépés, jellemzően a projektek elején vagy egy folyamatra, munkacsoportra vonatkoztatva időszakosan, például az éves célok kitűzésekor.

Érintettek bevonása
Az érintettek azonosítása és igényeik felmérése után folyamatosan fenntartjuk a kapcsolatot. Ebben a szakaszban is merülhetnek fel új igényeik, változhat a stakeholderek hozzáállása. Diplomáciai érzékre, értő figyelemre, jó kommunikációs és konfliktusmegoldó készségekre lesz szükségünk, de ne feledjük, hogy az ebbe fektetett energia többszörösen megtérül majd a későbbi munka során.

Források és ajánlott irodalom: 
1. Projektmenedzsment útmutató 6. kiadás - PMBOK Guide, Akadémia Kiadó 2017., 13. fejezet. Ingyen megtekinthető: https://mersz.hu/kiadvany/663/dokumentum/info
4. ISO 21500:2012 Iránymutatás projektek vezetéséhez

Kapcsolódó cikkek:

További blogbejegyzések: