Az agilis szó jelentése, és amit érdemes tudni róla


Egyre gyakrabban hallani azt, hogy egy szervezet agilis, agilisan működik, de vajon mit takar ez a szó, mi az agilis jelentése? Napjainkban a vállalatoknak gyorsan, hatékonyan kell reagálniuk az őket körülvevő változatos környezetre, valamint a gyakran nehezen specifikálható ügyféloldali követelményekre. Ehhez a szervezeteknek ismerniük kell, mely helyzetben érdemes tradicionális projekt módszertant alkalmazniuk, mely helyzetekben alkalmasabb az agilis megközelítés, esetleg egy, a kettő erősségeiből, az adott szituációra/projektre optimalizált hibrid megoldás. Bejegyzésünkből kiderül, mi az agilis szó jelentése, hogyan sajátítható el ez a gondolkodás, milyen helyzetekben érdemes agilisan működni, illetve, hogy milyen értelmezési hibákkal találkozhatunk a mindennapok során.

Mit értünk az agilis szó alatt?

Elsősorban érdemes tisztában lenni azzal, hogy mit jelent az agilis melléknév és mit értünk agilitás alatt. Az agilis személy hétköznapi értelemben tevékeny, tettre kész, serény, vállalkozó szellemű, míg az agilis szervezet a gyorsan változó környezetben való rugalmas alkalmazkodásra képes, ezáltal eredményes és fokozott ügyfél-elégedettséget ér el.

Agilis szó jelentése

Gyakori értelmezési hibák az agilitás jelentését illetően

Az agilitás viszonylag új megközelítésmód, amit kevés vállalat használ helyesen. Az agilitás kapcsán meg kell különböztetnünk, hogy egy adott szervezet egészében agilisan működik, vagy csak adott divíziók tevékenykednek ebben a formában, míg a szervezet más egységei tradicionális vagy iteratív módszertanokat alkalmaznak projektjeikben. Mivel az agilis működésmód manapság egy divatos szállóigévé nőtte ki magát, sok cég abban az esetben is fontolgatja az agilis transzformációt, amikor tevékenységük valójában nem indokolja azt. Abban az esetben, ha a tevékenységi körben olyan projektek jelennek meg, melyek kezdeményezési szakaszában a megbízói igények, és az elérendő scope jól definiálható, a projektet körülvevő környezet nem változékony, ellenben a projekt sikere biztonságkritikus tényező, az agilis működés kifejezetten kontraproduktívnak is bizonyulhat.

Miért gondolja mégis sok cég tévesen, hogy agilisan kell működnie?

Gyakori értelmezési hibák közé tartozik, hogy az agilis projektet nem kell tervezni, dokumentálni. Ezekkel a tévhitekkel szemben az agilisan vezetett projektek is rendelkeznek tervezési fázissal. Az eltérés abban keresendő, hogy amíg a tradicionális vagy vízesés típusú módszertanok szerint a projekt definiálását követően a projekttervben már a projekt zárásáig és utánkövetéséig terjedő teljes életciklust meg kell határozni, addig az agilis működésmódok egy rövidebb, rendszerint 1-2 hetes vagy havi iterációkban terveznek, melyek végén értékelik az elért eredményeket (termék és együttműködés szempontjából), valamint megtervezik a következő sprint elérendő sikerkritériumait.

Agilis projektmenedzsment jelentése

Amikor agilis működésről beszélünk, valójában több eltérő módszert érthetünk ez alatt, melyek közül a leggyakrabban emlegetett a scrum keretrendszer. Ez a működésmód a projekten belül sprintekben, vagyis 2-4 hetes iterációkban tervez, melyek során ún. ceremóniákat alkalmaz (úgy mint a sprint tervezés, a daily standupok, retrospektívek és a demok). A scrum szerint vezetett projektekben a projekt megvalósító csapat mellett két fontos szerepkör jelenik meg: ők a product owner és a scrum master.

  • Product Owner: a megbízói igények feltárásáért, követelményekké formálásáért és azok teljesüléséért felelős személy. A sprintek során elsődleges feladata folyamatosan felügyelni, hogy az adott termék fejlesztése valóban a megbízói oldal követelményei szerint történjen.

  • Scrum Master: az ő feladata, hogy a csapat a scrum ceremóniákat tartva, megfelelő ütemben dolgozzon. A keretek tartása mellett fontos teendője, hogy figyeli a csapaton belüli együttműködéseket, valamint ellenőrzi, adott-e a hatékony feladatvégzéshez szükséges környezet.

  • Sprint: 1-4 hetes időszak, amely során a csapat a termék inkrementumon dolgozik

  • Sprint tervezés: az adott sprint elején a csapat a Product Ownerrel egyeztetve megtervezi, hogy az adott időegység alatt a projekt mely elemén fog dolgozni, valamint pontosan definiálja, hogy milyen átvételi kritérium mentén fogja késznek tekinteni az adott inkrementumot.

  • Daily Standup: napi 10-15 perces megbeszélés, amely során a csapattagok beszámolnak az aktuálisan elvégzett és folyamatban lévő teendőikről, illetve jelezhetik, ha elakadásuk van, aminek a megoldásához segítséget kérnek.

  • Retrospektív: az adott sprint végén esedékes értékelés, amely mind az inkrementumok teljesülésének visszaellenőrzését, mind az együttműködés közös értékelését tartalmazza.
Agilis projektvezetés

Melyik szervezet válhat agilissá?

Ahogyan azt már korábban is említettük, nem minden cégnek kell agilisan működnie. Az agilis működés a gyorsan változó környezetben működő projektekhez ideális, melyek kezdeményezéskor még képlékeny az elérendő végcél vagy az oda vezető út. Ilyen projektek például a kutatás-fejlesztés és szoftverfejlesztés, design tervezés esetében gyakoriak.

Ha egy szervezet arra a döntésre jut, agilis transzformációba vágja a fejszéjét, kevés, ha csak a ceremóniákat és a szerepeket vezeti be a saját, korábbi működésébe. Komplex változásmenedzsment szemlélet szükséges ahhoz, hogy a szervezetben tervezett átalakulás valóban növelni tudja a hatékonyságot, hiszen mint minden változás, úgy az agilis transzformáció is ellenállást, komoly konfliktusokat, akár tömeges felmondásokat is szülhet. Ennek elkerüléséhez az elsődleges eszköz a pontos, és rendszeres kommunikáció.

  • Vezetés: Agilis szervezeti transzformáció esetén a vezetőségnek el kell engednie a korábbi hierarchikus működést, és egy partneri együttműködő viszonyt kell kialakítania a csapatokkal, melyben a felhatalmazás lehetővé teszi a szervezet önjáró működését. Ezt a támogató vezetői stílust nevezi a szakirodalom servant leadershipnek.

  • Együttműködés: Az agilis szervezetben a csapat tagjai egyenrangú félként, hierarchiától mentesen működnek együtt.

  • Nyitottság és tudásmegosztás:  Az agilis működés egyik alappillére a tudásmegosztás és a folyamatos fejlesztés. Az agilisan vezetett projektekben ugyanis a csapattagok nem kell, hogy előre meghatározott, fix szerepekben működjenek, hanem az adott projekt határozza meg, melyik csapattag milyen munkafázisért lesz felelős. A projektek sikeres megvalósítása érdekében úgynevezett keresztfunkcionális csapatok felállítása a cél, melyekben a projekt végrehajtásához szükséges összes kompetencia megtalálható.

  • Stratégia: A vállalat életében elengedhetetlen egy közös vízió, amelyet a szervezetben dolgozók ismernek, értenek és elfogadnak, és eszerint cselekszenek. Egy agilisan működő szervezet működésmódját az agilis alapértékek határozzák meg, amelyeket az agilis kiáltvány a következőképpen ír le:
    • Az egyéneket és a személyes kommunikációt nagyobbra értékeljük a módszertanokkal és eszközökkel szemben.
    • A működő szoftvert nagyobbra értékeljük az átfogó dokumentációval szemben.
    • A megrendelővel történő együttműködést nagyobbra értékeljük a szerződéses egyeztetéssel szemben.
    • A változás iránti készséget nagyobbra értékeljük a tervek szolgai követésével szemben. 
      (Forrás: https://agilemanifesto.org/iso/hu/manifesto.html)


Hogyan sajátítható el az agilis gondolkodás?

Az agilis működés hatékonyságához a szervezetben dolgozóknak ismerniük, érteniük és használniuk kell a működésmód elveit, eszközeit. A Szinergia képzései között az alapozó szinttől a haladó és nemzetközi minősítés megszerzésére felkészítő képzések egyaránt megtalálhatóak. Mind a kezdő, mind a haladó képzéseinken az elmélet mellett saját élményű képzési formában, projekt szimulációk során sajátíthatják el résztvevőink az agilitás minden fortélyát.

Összegzés

A szervezeteknek a legfőbb célja a hatékonyság és a magasabb ügyfél-elégedettség, amelyet bizonyos esetekben agilis transzformációval érhetünk el. Azok a szervezetek, akik megalapozottan döntenek a változás mellett, gyorsabbá válnak, miközben nagyobb ügyfél-elégedettségre tesztnek szert. Fontos azonban szem előtt tartani, hogy nem minden projekt valósulhat meg agilis keretek között, így mérlegelni kell, hogy az adott iparágra és a konkrét projektre tradicionális/vízesés, iteratív vagy agilis projektmenedzsment tekinthető-e az optimálisnak. A Szinergia nem csak segíti a választást, de testre szabott hibrid módszertan kidolgozásában is támogatást nyújt. Az agilis gondolkodásmód kialakításában és hatékony, eszközszintű alkalmazásában képzéseink alapozó és haladó szinten egyaránt segítséget nyújtanak.